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扶養控除申告書の個人番号記載省略要件の公表 (2015/10/28)

給与所得等の扶養控除申告書について、一定の要件を満たす場合、個人番号の記載を省略して作成・保存することができる旨が公表されました。(H27.10.28 国税庁FAQ)

なお、扶養控除申告書について、個人番号の記載を省略するための要件は下記のとおりです。

1．給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提供済みのマイナンバーと相違ない」旨を記載する

2．給与支払者において、既に提供を受けている従業員等の個人番号を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示する。

3．給与支払者において保有している個人番号と個人番号の記載が省略された者に係る扶養控除等申告書については、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく

4．給与支払者において保有している従業員等の個人番号については、扶養控除等申告書の保存期間（7年間）は、廃棄又は削除することはできません

≪ワンポイント解説≫

　事業者において、安全管理が必要となる特定個人情報には、以下の4つがあると考えられますが、

① 特定個人情報ファイル

（行政機関に提出する帳票を作成するために情報システムで管理するデータベース、エクセルファイルなどです。）

② 個人番号を記載する保管義務のある書類

（給与所得の扶養控除申告書など、法定の保管義務のある書類で、原本を保管する必要があり、個人番号をマスキング処理することが不可な書類です。）

③ 任意で保管する個人番号を記載する書類

（法定の保管義務はありませんが、任意で保管する申告書等の控えなど、保管にあたりマスキング処理することが可能な書類です。）

④ 個人番号カード等の写し、イメージデータなど

（法定の保管義務はありませんが、業務上必要な範囲に限り、適切な安全管理措置をとった上で保管可能な資料です。）

今回は、このうち、②の個人番号を記載する保管義務のある書類について、管理を簡便化する方法について明示がされたものです。

詳細については、下記の国税庁ホームページをご参照ください。

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