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マイナンバー制度と本人確認

マイナンバー法では、法律で限定的に明記された場合以外で、個人番号の提供を求めたり、 利用したりすることは禁止されています。たとえ、本人の同意があったとしても、 法律で認められる場合以外でマイナンバーの提供や利用はできないこととされています。


そのため、マイナンバーを従業員などから取得する際には、法律で認められた利用目的を特定し、 通知又は公表することが必要とされます。

 

また、マイナンバー制度では、番号のみでの本人確認では、なりすましのおそれもあることから、番号のみでの本人確認は認められません。必ず、番号確認(番号が正しいことの確認)に加え、身元確認(番号の正しい持ち主であることを確認)が必要とされます。

 

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【記事目次】マイナンバー制度と本人確認

 

1.マイナンバー取得時の本人確認

 

2.従業員の扶養親族の本人確認

 

3.本人確認方法の具体例(本人確認の基本型)

 

4.本人確認方法の具体例(書面・メール等により個人番号を収集する場合)

 

5.本人確認方法の具体例(従業員から個人番号を記載した書類を受領する場合)

 

6.マイナンバー対応のワンポイントアドバイス

≫≫ 他の記事を見る 

 

 

マイナンバー制度の概要解説
 (1) 個人番号取得時の本人確認

マイナンバー制度では、個人番号の取得の際に個人番号の利用目的の明示と厳格な本人確認が求められます。

 

1.個人番号の利用目的の明示

・ マイナンバーを取得する際は、利用目的を特定して明示する必要があります。

・ 源泉徴収や年金・医療保険・雇用保険など、複数の目的で利用する場合は、まとめて目的を明示できます。
(例)「源泉徴収票作成事務」「雇用保険加入等事務」「健康保険・厚生年金保険加入等事務」

 

≪ 利用目的の通知方法 ≫

※ 社内LANにおける通知、利用目的を記載した書類の提示、就業規則への明記等の方法が考えられます。

 

2.個人番号の取得時の本人確認

・ マイナンバーを取得する際は、他人の成りすまし等を防止するため、厳格な本人確認を行います。

・ 本人確認では、①正しい番号であることの確認(番号確認)②手続を行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)を行います。

 

≪ 本人確認の方法 ≫

1. 「個人番号カード」を持っている場合
平成28年1月以降本人の申請により交付される個人番号カードで、「番号確認」と「身元確認」を行います。

 

2.「個人番号カード」を持っていない場合
平成27年10月以降に郵送される通知カードまたは住民票により「番号確認」と 、運転免許証や パスポートなどで「身元確認」を行います。

 

≪ 実務上のポイント ≫

※ 「個人番号カード」は、平成28年1月以降、個人番号の通知の際に同封される申請書による申請で交付を受けることができるカードです。個人番号カードは、氏名、住所、生年月日、性別、 個人番号、顔写真が表示されたカードで、本人確認のための身分証明書として利用できるほか、 ICチップに搭載された電子証明書を用いて、e‐Taxなどの各種電子申請や、図書館利用証や印鑑登録証などお住いの自治体が条例で定めるサービスに使用できます。

 

≪ 参考 内閣府広報:H27.5『マイナンバー民間事業者の対応』≫

 

 

 

 

 

 (2) 扶養親族についての本人確認

従業員の扶養親族の個人番号の取得の際の本人確認について、 扶養親族の個人番号の本人確認が必要な場合があります。なお、税の扶養控除等申告書の提出と、国民年金の第3号被保険者届の提出で、扶養親族の本人確認の考え方が異なる点は注意が必要です。

 

1.給与所得の扶養控除申告書
給与所得の扶養控除等申告書の提出については、事業者への提出義務者はあくまで従業員であり、扶養親族のマイナンバーの本人確認も従業員が行うため、 民間事業者が扶養親族の本人確認を行う必要はありません。

 

2.国民年金の第3号被保険者届
国民年金の第3号被保険者の届出については、事業者への提出義務者は扶養親族であることから、扶養親族のマイナンバーの本人確認が必要です。 ただし、実務上は従業員が代理人として扶養親族の本人確認を行うことが多くなると考えられます。

 

 

 

≪ 参考 内閣府広報:H27.5『マイナンバー民間事業者の対応』≫

 

 

 

 (3) 本人確認方法の具体例

国税庁より、個人番号の提供を受ける際に実施する本人確認方法について、想定される個人番号の提供を受ける場面における本人確認方法の具体例が公開されています。

 

(以下の内容は、『国税分野における番号法に基づく本人確認方法 国税庁:H27.3公表』に示される例示を抜粋し、筆者の私見を含むグルーピングを加味して、掲載しております。正確な内容は原文をご参照ください)

対面により個人番号を記載した書類の提出を受ける場合
(個人番号を記載した書類を受領する際の基本型)

1.対面により個人番号カード等の提示を受ける場合

例)事業者が顧客から対面により個人番号の提供を受ける際に、①個人番号カードの提示、または、②通知カードと身元確認書類の提示を受ける方法

 

① 個人番号カードの提示
個人番号カードの裏面に記載された個人番号により番号確認、表面に記載された個人識別事項(氏名及び住所又は生年月日)及び顔写真で身元確認を行います。

 

② 通知カードと身元確認書類の提示
通知カードで番号確認を行い、運転免許証などの写真表示のある身元確認書類(写真表示のある身元確認書類の提示が困難な場合には、印鑑登録証明書や健康保険被保険者証など、2つ以上の写真表示のない身元確認書類)で身元確認を行います。

 

 

※  提示を受けた個人番号カードについて、写しの保管は義務付けられていません。 なお、写しを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。

 

※  写真表示のある身元確認書類としては、住民基本台帳カード、運転免許証、運転経歴証明書、旅券、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書又は国税庁告示1(写真付き学生証や写真付き資格証明書など)で定めるものがあります。

 

※  写真表示のない身元確認書類としては、国民健康保険、健康保険、船員保険、後期高齢者医療若しくは介護保険の被保険者証、健康保険日雇特例被保険者手帳、国家公務員共済組合若しくは地方公務員共済組合の組合員証、私立学校教職員共済制度の加入者証、国民年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書又は国税庁告示2(印鑑登録証明書など)で定めるものなどがあります。

 

 

 

書面・メール等により個人番号の提供を受ける場合
(事務効率を考慮した個人番号の収集方法)

1.メールにより個人番号の提供を受ける場合

例)事業者が講演会の講師に対して謝礼を支払い、法定調書の提出が必要となる際に、講師がイメージデータ化した本人確認書類をメールにより送信することで、事業者が個人番号の提供を受ける方法


個人番号カードの両面を撮影又はスキャナでイメージデータ化して送信します。(個人番号カードがない場合は、番号確認書類及び身元確認書類の送信が必要となります。)

 

 

※ メールによる送受信の際の情報漏えいのリスクに対し、必要な措置を講ずる必要があります。
また、個人番号を保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。

 

※  継続的な契約関係にある場合には、上記手続により提供を受けた個人番号(特定個人情報)を法定調書作成のために保管することにより、次回以降も利用することが可能です。

 

 

2.個人番号の提供を依頼する書面を活用する場合

例)事業者が継続して取引を行っている顧客から個人番号の提供を受ける際に、 顧客に対して個人番号の提供を依頼する書面を送付し、顧客がその書面に通知カードや個人番号カードの裏面の写しを貼付して返送する方法。


個人番号の提供依頼書類に、顧客が通知カード等の写しを貼付して返送することで、通知カード等の写しで番号確認を行うとともに、依頼書類に印字した住所及び氏名と貼付されている通知カード等の写しの住所及び氏名が同一であることを確認することにより身元確認を行います。


 

※ 個人番号利用事務等実施者自身が送付した書面が返送される必要があります。

 

※  宛先である住所及び氏名は印字することが前提ですが、印刷不良などで住所及び氏名を手書きする際は、個人番号利用事務等実施者がその顧客に対して送付した書類が返送されたことが分かる措置(例えば、送付する書類に一連番号を記載し、返送された書類の一連番号を確認するなど。)を行うことで、住所及び氏名を印字したものとして取り扱うことができます。

 

※ 当該書面による確認は、顧客等の氏名及び住所又は生年月日を印字した用紙を交付する際に、既に事業者が、本人に相違ないことを確認していると想定されることから、身元確認の方法として認められるとされています。(パブリックコメントNo36参照)

 

 

3.インターネットの専用ページを利用する場合

例) 顧客が事業者から本人確認をした上で発行されたID・パスワードによりインターネットの専用ページにログインし、本人確認書類を送信することで、事業者が個人番号の提供を受ける方法


顧客が各顧客専用ページのID・パスワードを利用して、個人専用ページにログインすることにより身元確認を行います。 また、顧客が通知カードをイメージデータ化し、個人専用ページから事業者に送信することで、事業者は当該データにより番号確認を行います。

 

 

※  事業者は、運転免許証などで顧客の身元確認を行った上で、各顧客専用のインターネットページにログイン可能なID・パスワードを発行する必要があります。

 

 

 

従業員から個人番号を記載した書類の提出を受ける場合

(事務効率を考慮した個人番号を記載する書類の受領方法)

1.知覚による身元確認を活用する場合

例)従業員が勤務先に給与所得者の扶養控除等(異動)申告書を提出する際に、勤務先のとりまとめ担当者が知覚により従業員の身元確認を行う方法。


日頃から同じ部署で仕事をするとりまとめ担当者などの「知覚」(見て判断)により本人に相違ないことが判断できる場合、身元確認書類の提示を省略することができます。なお、番号確認について通知カードの提示等を受けて確認する必要があります。

 

 

※  従業員の採用時など、過去に、番号法や税法で定める同程度の本人確認書類(運転免許証、旅券等)による確認を行っている必要があります。

 

 

2.社員カードのICチップを利用した身元確認を活用する場合

例)事業者が従業員から個人番号の提供を受ける際に、社員カードのICチップに格納されている氏名及び生年月日を読み取り身元確認する方法。


従業員に交付している社員証のICチップに格納された個人識別事項を読み取ることにより身元確認を行い、番号確認については通知カードの提示等を受けて確認します。


 

※  従業員の採用時など、社員証の交付までに、番号法や税法で定める同程度の本人確認書類(運転免許証、旅券等)による確認を行っている必要があります。

 

 

3.社内ネットワークを利用した本人確認を活用する場合

例)給与の支払者が『源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認』を受け、従業員が申告書記載事項として個人番号を送信する際に、従業員固有のログイン用ユーザーID及びパスワードにより社内ネットワーク認証を受けたパソコンを使用し、過去に提供を受けた特定個人情報としてサーバに記録している個人番号、氏名、生年月日等の情報と照合する方法


社内ネットワークで使用しているパソコンのログイン用ユーザーID及びパスワードによる認証を利用して身元確認を行います。 また、従業員が自身の個人番号を画面上で入力し、社内ネットワーク経由で、給与の支払者に送信し、送信された情報が給与の支払者が保有している特定個人情報ファイルの内容と一致しているか確認します。

 

 

※  従業員の採用時など、過去に、番号法や税法で定める同程度の本人確認書類(運転免許証、旅券等)による確認を行っていること、および、従業員固有のユーザーID及びパスワードが発行されていることが必要になります。

 

 

 

≪ 参考 国税庁:H27.3『国税分野における番号法に基づく本人確認方法』≫

 

 

 

マイナンバー対応に役立つ『ワンポイントアドバイス』

マイナンバー法では、マイナンバーが利用できる事務の範囲を、法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務に限定していることが特徴です。

 

そして、マイナンバー制度の適正な運営を確保するために事業者には、特定個人情報を収集・保管・提供できる範囲や、特定個人情報ファイルを作成できる範囲などが制限されるほか、個人番号の提供を受ける際の利用目的の明示と、番号確認(番号が正しいことの確認)、身元確認(番号の正しい持ち主であることを確認)が必要とされています。

 

平成27年10月以降、マイナンバーの通知開始後から、事業者は、パート・アルバイトを含む従業員や地主・有識者など、様々な者から様々な場面で、個人番号の収集が求められるようになります。

 

個人番号の収集の際には、厳格な本人確認をスムーズに進めることと、個人番号が漏えいすることのないように、収集業務の綿密なシミュレーションを重ね、入念な準備をしていただくことが必要と考えます。

 

≫≫ 次はマイナンバーの利用・提供の制限について見る

 

 

 

 

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