【マイナンバー対策準備室】税務、社会保険、ITなど各分野の専門家のノウハウを結集し、民間事業者のマイナンバー制度対応を支援します。

※ マイナンバー法における「収集」とは、集める意思を持って自己の占有に置くことを意味し、例えば、人から個人番号を記載したメモを受け取ること、人から聞き取った個人番号をメモすること等、直接取得する場合のほか、電子計算機等を操作して個人番号を画面上に表示させ、その個人番号を書き取ること、プリントアウトすること等を含みます。一方、特定個人情報の提示を受けただけでは、「収集」に当たりません。

※ したがって、たとえば、事業者の中において、単に個人番号が記載された書類等を受け取るだけの立場の者は、独自に個人番号を保管する必要がないため、個人番号の確認等の必要な事務を行った後は、速やかにその書類を受け渡し、自分の手元に個人番号を残してはいけないものとされます。

※ 事業者が特定個人情報ファイルを作成することができるのは、法令に基づき行う従業員等の源泉徴収票作成事務、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届作成事務など、個人番号関係事務等の処理に必要な範囲に限られます。

※ 事業者は、従業員等の個人番号を利用して営業成績等を管理する特定個人情報ファイルを作成してはならないとされます。

※ 事業者から従業員等の源泉徴収票作成事務について委託を受けた税理士等の受託者については、「個人番号関係事務実施者」に該当することから、個人番号関係事務を処理するために必要な範囲で特定個人情報ファイルを作成することができるとされています。

個人番号が記載された書類等を受け取る担当者に、個人番号の確認作業を行わせるかは、事業者の判断によりますが、個人番号の確認作業をその担当者に行わせる場合は、特定個人情報を見ることができないようにする措置は必要ありません。

個人番号の確認作業をその担当者に行わせない場合、特定個人情報を見ることができないようにすることは、安全管理上有効な措置と考えられます。

番号法上の本人確認の措置を実施するに当たり、個人番号カード等の本人確認書類のコピーを保管する法令上の義務はありませんが、本人確認の記録を残すためにコピーを保管することはできます。

なお、コピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。

1. 雇用契約等の継続的な契約関係にある場合
従業員等から提供を受けた個人番号を給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等のために翌年度以降も継続的に利用する必要が認められることから、特定個人情報を継続的に保管できるとされます。

2. 従業員等が休職している場合
復職が未定であっても雇用契約が継続していることから、特定個人情報を継続的に保管できるとされます。

3. 土地の賃貸借契約等の継続的な契約関係にある場合
支払調書の作成事務のために継続的に個人番号を利用する必要が認められることから、特定個人情報を継続的に保管できるとされます。

1．所管法令における保管期限のある書類の例
事業者には、たとえば、下記の扶養控除申告書等の7年間の保存が義務づけられています。

　
① 給与所得者の扶養控除等申告書　　 ② 従たる給与についての扶養控除等申告書
③ 給与所得者の配偶者特別控除申告書 ④ 給与所得者の保険料控除申告書
⑤ 退職所得の受給に関する申告書　　 ⑥ 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
⑦ 住宅借入金等特別控除申告書

2．特定個人情報の保管･廃棄に関する体制整備
特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドラインでは、個人番号が記載される扶養控除等申告書等の書類については、保存期間経過後における廃棄を前提とした保管体制をとることが望ましいとされています。
また、特定個人情報を保存するシステムについても、保存期間経過後における廃棄又は削除を前提としたシステムを構築することが望ましいとされています。

支払調書を正しく作成して提出したかを確認するために支払調書の控えを保管することは、個人番号関係事務の一環として認められると考えられます。

支払調書の控えを保管する期間については、確認の必要性及び特定個人情報の保有に係る安全性を勘案し、事業者において判断してください。

なお、税務における更正決定等の期間制限に鑑みると、保管できる期間は最長でも7年が限度であると考えられます。

複数の利用目的を特定して個人番号の提供を受けている場合、事務ごとに別個のファイルで個人番号を保管しているのであれば、それぞれの利用目的で個人番号を利用する必要がなくなった時点で、その利用目的に係る個人番号を個別に廃棄又は削除することとなります。

一方、個人番号をまとめて一つのファイルに保管しているのであれば、全ての利用目的で個人番号関係事務に必要がなくなった時点で廃棄又は削除することとなります。

事業者ガイドラインの別添「特定個人情報に関する安全管理措置」において、個人番号を削除した場合は、削除した記録を保存することとしています。

なお、その削除の記録の内容としては、特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱部署、削除・廃棄状況等を記録することが考えられ、個人番号自体は含めないものとしています。

アクセス制御を行った場合でも、個人番号関係事務で個人番号を利用する必要がなくなり、個人番号を保管する必要性がなくなった場合には、個人番号をできるだけ速やかに削除しなければなりません。

不確定な取引再開時に備えて、個人番号を保管し続けることはできません。