【マイナンバー対策準備室】税務、社会保険、ITなど各分野の専門家のノウハウを結集し、民間事業者のマイナンバー制度対応を支援します。

※ 本稿は、『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』に明示されていない社内規程整備のプロセスについて解説しています。社内規程の整備では、特定個人情報取扱の基本方針と取扱規程のほか関連する社内規程/帳票/様式の見直しが不可欠です。

※ 本記事は2015年10月の制度開始時点における法令・制度内容に基づき作成しております。
2015年10月以降の改正事項は反映しておりませんので、最新の制度内容については、各省庁が公表する案内資料などをご確認いただきますようお願い申し上げます。

1. 法制度の分析
マイナンバー法及び事業者の事業に関連するガイドライン等の指針を整理し、特定個人情報の取扱いに関して遵守すべき事項を特定します。

2. 社内規程の分析
特定したマイナンバー法に関連する順守事項について、関連する社内規程や帳票･様式等の種類と整備状況を整理します。

3. 安全管理の分析
特定したマイナンバー法に関連する順守事項について、関連するリスクと安全管理の対応方針を整理します。

1. 基本規程の策定
特定個人情報等の適正な取扱いに、組織として取り組むための基本方針を策定します。
基本方針には、事業者の名称、関係法令・ガイドライン等の遵守、安全管理措置に関する事項、質問及び苦情処理の窓口などについて定めます。

2. 取扱規程の策定
特定個人情報等の具体的な取扱いについて定める、特定個人情報の取扱規程を策定します。

取扱規程には、安全管理方針の策定で検討した、組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい防止、アクセス制御などの安全管理措置を織り込み、個人番号を取扱う各段階ごと（取得、利用、保存、提供、削除・廃棄の場面）における、特定個人情報の取扱方法や、責任者・事務取扱担当者、その任務の取扱いについて定めます。

≪ 社内規程/帳票/様式の見直し ≫

1. 関連する社内規程の見直し
特定個人情報等の安全管理措置が適切に運用されるよう、 策定した取扱規程に関連する他の社内規程について、追記･見直しを行います。

具体的には、特定個人情報の取扱いに関連がある業務分掌規程、文書管理規程、就業規則、情報セキュリティ規程、内部監査規程など基本規程の見直しと、特定個人情報等を取扱うためのマニュアル、事務フローなどの手順書の整備を検討します。

2. 関連する帳票/様式の見直し
特定個人情報等の安全管理措置が適切に運用されるよう、 策定した取扱規程等と、マイナンバー導入後に想定する業務フローに基づき、社内の業務運用に関わる関連帳票･様式の見直しを行います。

具体的には、個人番号の取得に必要になる個人番号提供依頼書、利用目的通知書、委任状などの様式や、特定個人情報の取扱状況を記録する特定個人情報管理台帳、業務委託先との間で締結する委託契約書など、マイナンバー導入後の業務に必要な帳票･様式の整備を検討します。