【マイナンバー対策準備室】税務、社会保険、ITなど各分野の専門家のノウハウを結集し、民間事業者のマイナンバー制度対応を支援します。

1．個人番号利用事務
個人番号利用事務とは、主として、行政機関等が、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務において、保有している個人情報の検索、管理のために個人番号を利用するものです。事業者においては、健康保険組合等の一部の事業者が法令に基づきこの事務を行うことになります。

2．個人番号関係事務
個人番号関係事務とは、主として、事業者が、法令に基づき、従業員等の個人番号を給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務が該当します。およそ従業員等を有する全ての事業者が個人番号を取り扱うこととなります。

1．当年以後の源泉徴収票作成事務に用いる場合
たとえば、前年の給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けた個人番号については、同一の雇用契約に基づいて発生する当年以後の源泉徴収票作成事務のために利用することができるとされています。

2．退職者について再雇用契約が締結された場合
たとえば、前の雇用契約を締結した際に給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けた個人番号については、後の雇用契約に基づく給与所得の源泉徴収票作成事務のために利用することができるとされています。

3．講師との間で講演契約を再度締結した場合
たとえば、前の講演契約を締結した際に講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務のために提供を受けた個人番号については、後の契約に基づく講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務のために利用することができるとされています。

4．不動産の賃貸借契約を追加して締結した場合
たとえば、前の賃貸借契約を締結した際に支払調書作成事務のために提供を受けた個人番号については、後の賃貸借契約に基づく賃料に関する支払調書作成事務のために利用することができるとされています。

5．本人への通知等により利用目的の変更が認められた場合
たとえば、雇用契約に基づく給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けた個人番号を、雇用契約に基づく健康保険・厚生年金保険届出事務等に利用しようとする場合は、利用目的を変更して、本人への通知等を行うことにより、健康保険・厚生年金保険届出事務等に個人番号を利用することができるとされています。

6．合併等により従業員等の個人番号を承継した場合
たとえば、事業者甲が、事業者乙の事業を承継し、源泉徴収票作成事務のために乙が保有していた乙の従業員等の個人番号を承継した場合、当該従業員等の個人番号を当該従業員等に関する源泉徴収票作成事務の範囲で利用することができるとされています。

支払調書の中には、支払金額が所管法令の定める一定の金額に満たない場合、税務署長に提出することを要しないとされているものがあります。

支払金額がその一定の金額に満たず、提出義務のない支払調書に個人番号を記載して税務署長に提出することは、目的外の利用として利用制限に違反しますか。

1．従業員等に対する給与の支払
従業員等の給与の支払に伴う源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等に伴う給与所得の源泉徴収票、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の作成事務の場合は、雇用契約の締結時点で個人番号の提供を求めることも可能であるされます。

2．非上場会社の株主に対する配当金の支払
非上場会社の株主に対する配当金の支払に伴う支払調書の作成事務の場合は、配当の支払確定の都度、個人番号の告知を求めることが原則ですが、当該株主が株主としての地位を得た時点で個人番号の提供を求めることも可能であるとされます。

3．地主に対する地代等の支払
地代等の支払に伴う支払調書の作成事務の場合は、賃料の金額により契約の締結時点で支払調書の作成が不要であることが明らかである場合を除き、契約の締結時点で個人番号の提供を求めることが可能であるとされます。

不動産の賃貸借契約については、通常、契約内容で一か月当たりの賃料が定められる等、契約を締結する時点において、既にその年中に支払う額が明確となっている場合が多いと思われます。

したがって、契約を締結する時点で、契約内容によってその年中の賃料の合計が所得税法の定める一定の金額を超えないことが明らかな場合には、支払調書の提出は不要と考えられますので、契約時点で個人番号の提供を求めることはできません。

一方、年の途中に契約を締結したことから、その年は支払調書の提出が不要であっても、翌年は支払調書の提出が必要とされる場合には、翌年の支払調書作成・提出事務のために当該個人番号の提供を求めることができると解されます。

人材派遣会社に登録したのみでは、雇用されるかどうかは未定で個人番号関係事務の発生が予想されず、いまだ給与の源泉徴収事務等の個人番号関係事務を処理する必要性が認められるとはいえないため、原則として登録者の個人番号の提供を求めることはできません。

ただし、登録時にしか本人確認をした上で個人番号の提供を求める機会がなく、実際に雇用する際の給与支給条件等を決める等、近い将来雇用契約が成立する蓋然性が高いと認められる場合には、雇用契約が成立した場合に準じて、個人番号の提供を求めることができると解されます。

1. グループ会社間での特定個人情報の受渡し
同じグループ系列の会社間等でも、特定個人情報の移動は、別の法人である以上、「提供」に当たり、提供制限に従うこととなるため留意が必要です。たとえば、ある従業員等が甲から乙に出向又は転籍により異動し、乙が給与支払者（給与所得の源泉徴収票の提出義務者）になった場合には、甲・乙間で従業員等の個人番号を受け渡すことはできず、乙は改めて本人から個人番号の提供を受けなければならないとされます。

2. 共有データベースによる特定個人情報の保管
同じ系列の会社間等で従業員等の個人情報を共有データベースで保管しているような場合、従業員等が現在就業している会社のファイルにのみ、その個人番号を登録し、他の会社が当該個人番号を参照できないようなシステムを採用していれば、共有データベースに個人番号を記録することが可能であるとされています。

3. 共有データベース内における特定個人情報の移動
従業員等の出向に伴い、共有データベースに記録された個人番号を出向者本人の意思に基づく操作により出向先に移動させる方法をとる場合は、本人が新たに個人番号を出向先に提供したものとみなすことができるため、提供制限には違反しないものとされます。なお、この場合には、本人の意思に基づかない不適切な個人番号の提供が行われないよう、本人のアクセス及び識別について安全管理措置を講ずる必要があります。

従業員等本人に給与所得の源泉徴収票を交付する場合において、その従業員等本人や扶養親族の個人番号を表示した状態で交付してよいですか。

本人交付用の給与所得の源泉徴収票については、平成27年10月２日に所得税法施行規則第93条が改正され、その本人及び扶養親族の個人番号を記載しないこととされました。

したがって、その本人及び扶養親族の個人番号を記載していない源泉徴収票を本人に交付することとなります。

なお、個人情報保護法第25条に基づき、本人から自身の個人番号を含む情報として源泉徴収票などの開示の求めがあった場合には、本人の個人番号を記載して開示することが可能です。

本人交付用の給与所得の源泉徴収票については、平成27年10月２日に所得税法施行規則第93条が改正され、その本人及び扶養親族の個人番号が記載されていない源泉徴収票の交付を受けることとなります。

なお、個人情報保護法第25条の開示の求めに基づく個人番号が記載された源泉徴収票を住宅の取得に関する借入れ（住宅ローン）等で活用する場合には、個人番号部分を復元できない程度にマスキングする等の工夫が必要となります。

所得税法等により本人に交付することが義務付けられている支払通知書（配当等とみなす金額に関する支払通知書等）については、平成27年10月２日に所得税法施行規則等が改正され、本人の個人番号を記載しないで交付することとされました。

したがって、個人番号を記載していない支払通知書を本人に交付することとなります。

なお、個人情報保護法第25条に基づき、本人から自身の個人番号を含む情報として支払通知書などの開示の求めがあった場合には、本人の個人番号を記載して開示することが可能です。

財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄の非課税に関する申込書は、法令に基づき、勤務先等を経由して金融機関に提出されることとなっています。

この場合、勤務先等及び金融機関がそれぞれ個人番号関係事務実施者となり、勤務先等は本人から提供を受けた特定個人情報を、金融機関に対して提供すると考えてよいですか。

個人番号が記載された申込書が、法令に基づき、勤務先等を経由して金融機関に提出される場合、勤務先等及び金融機関がそれぞれ個人番号関係事務実施者となり、勤務先等は本人から提供を受けた特定個人情報を、金融機関に対して提供することとなります。

なお、本人確認の措置は、勤務先等が本人から個人番号の提供を受ける際に実施することとなります。