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マイナンバー制度と利用・提供の制限

マイナンバー法では、マイナンバーの利用範囲は、社会保障、税、災害対策に限定されており、事業者は、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能とされています。

 

また、マイナンバー法では、従業員などから提供を受ける個人番号を含む特定個人情報を、法律で限定的に明記された場合を除き提供してはならないとされているため、事業者が特定個人情報を提供できるのは、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務のために従業員等の特定個人情報を行政機関等及び健康保険組合等に提供する場合等に限られます

 

※ 本稿は、『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』が示す特定個人情報の取扱いの順守事項について解説します。なお、実務上は、個人情報保護委員会の公表する『ガイドラインのQ&A』も重要になるため、あわせて紹介いたします。

 

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【記事目次】マイナンバー制度と利用・提供の制限

 

1.個人番号の利用に関する制限の内容

 

2.個人番号の提供要求に関する制限の内容

 

3.特定個人情報の提供に関する制限の内容

 

4.マイナンバー対応のワンポイントアドバイス

≫≫ 他の記事を見る 

 

 

マイナンバー制度の概要解説
 (1) 個人番号の利用に関する制限

個人番号を利用できる事務の範囲は、マイナンバー法によって限定的に定められています

 

事業者が個人番号を利用できるのは、主として、源泉徴収票や、社会保障の手続書類に従業員等の個人番号を記載して行政機関等及び健康保険組合等に提出する場合になります。

 

≪ 個人番号を利用することができる事務の範囲 ≫

1.個人番号利用事務
個人番号利用事務とは、主として、行政機関等が、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務において、保有している個人情報の検索、管理のために個人番号を利用するものです。事業者においては、健康保険組合等の一部の事業者が法令に基づきこの事務を行うことになります。

 

2.個人番号関係事務
個人番号関係事務とは、主として、事業者が、法令に基づき、従業員等の個人番号を給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務が該当します。およそ従業員等を有する全ての事業者が個人番号を取り扱うこととなります。

 

≪ 利用目的の範囲内として利用が認められる場面≫

1.当年以後の源泉徴収票作成事務に用いる場合
たとえば、前年の給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けた個人番号については、同一の雇用契約に基づいて発生する当年以後の源泉徴収票作成事務のために利用することができるとされています。

 

2.退職者について再雇用契約が締結された場合
たとえば、前の雇用契約を締結した際に給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けた個人番号については、後の雇用契約に基づく給与所得の源泉徴収票作成事務のために利用することができるとされています。

 

3.講師との間で講演契約を再度締結した場合
たとえば、前の講演契約を締結した際に講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務のために提供を受けた個人番号については、後の契約に基づく講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務のために利用することができるとされています。

 

4.不動産の賃貸借契約を追加して締結した場合
たとえば、前の賃貸借契約を締結した際に支払調書作成事務のために提供を受けた個人番号については、後の賃貸借契約に基づく賃料に関する支払調書作成事務のために利用することができるとされています。

 

5.本人への通知等により利用目的の変更が認められた場合
たとえば、雇用契約に基づく給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けた個人番号を、雇用契約に基づく健康保険・厚生年金保険届出事務等に利用しようとする場合は、利用目的を変更して、本人への通知等を行うことにより、健康保険・厚生年金保険届出事務等に個人番号を利用することができるとされています。

 

6.合併等により従業員等の個人番号を承継した場合
たとえば、事業者甲が、事業者乙の事業を承継し、源泉徴収票作成事務のために乙が保有していた乙の従業員等の個人番号を承継した場合当該従業員等の個人番号を当該従業員等に関する源泉徴収票作成事務の範囲で利用することができるとされています。

 

≪ 参考 『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』 第4-1-(1) ≫

 

≪ 個人番号の利用に関する制限ーQ&A≫

(個人情報保護委員会の公表する『ガイドラインのQ&A』を抜粋して掲載しています。 )

質問
回答
Q1-1 個人番号の利用目的を特定して、本人への通知等を行うに当たり、個人番号の提出先を具体的に示す必要がありますか。 個人番号関係事務は、本人から個人番号の提供を受けて、その個人番号を個人番号利用事務実施者に提供する事務であり、通常これらの事務を利用目的として示せば提供先も明らかになっているものと解されますので、必ずしも個々の提出先を具体的に示す必要はありません。
Q1-2-2 扶養控除等申告書に記載されている個人番号を、源泉徴収票作成事務に利用することはできますか 扶養控除等申告書に記載された個人番号を取得するに当たり、源泉徴収票作成事務がその利用目的として含まれていると解されますので、個人番号を源泉徴収票作成事務に利用することは利用目的の範囲内の利用として認められます。
Q1-3 複数の個人番号関係事務で個人番号を利用する可能性がある場合において、個人番号の利用が予想される全ての目的について、あらかじめ包括的に特定して、本人への通知等を行ってよいですか 事業者と従業員等の間で発生が予想される事務であれば、あらかじめ複数の事務を利用目的として特定して、本人への通知等を行うことができます。
Q1-4 本人から個人番号の提供を受けるに当たり、利用目的について本人の同意を得る必要がありますか。 個人番号の利用目的については、本人の同意を得る必要はありません。
Q1-8

支払調書の中には、支払金額が所管法令の定める一定の金額に満たない場合、税務署長に提出することを要しないとされているものがあります。

支払金額がその一定の金額に満たず、提出義務のない支払調書に個人番号を記載して税務署長に提出することは、目的外の利用として利用制限に違反しますか。

支払金額が所管法令の定める一定の金額に満たず、税務署長に提出することを要しないとされている支払調書についても、提出することまで禁止されておらず支払調書であることに変わりはないと考えられることから、支払調書作成事務のために個人番号の提供を受けている場合には、それを税務署長に提出する場合であっても利用目的の範囲内として個人番号を利用することができます。
Q1-11 従業員等が個人番号関係事務実施者として扶養親族の個人番号を扶養控除等申告書に記載して、勤務先である事業者に提出する場合に、事業者は番号法上の監督義務を負いますか 従業員等は自ら個人番号関係事務実施者として扶養親族の個人番号の提供を受け、扶養控除等申告書を事業者に提出するものであることから、事業者が番号法上の監督義務を負うものではありません。
Q1-12 従業員等が、国民年金法の第3号被保険者(第2号被保険者である従業員等の配偶者)に関する届出を行うことは個人番号関係事務に該当しますか。 国民年金法の第3号被保険者(第2号被保険者である従業員等の配偶者)に関する届出については、国民年金法第12条第5項及び第6項の規定に従って、第3号被保険者本人が事業者に提出することとなっています。したがって、第2号被保険者である従業員等が第3号被保険者の届出を提出する場合には、第3号被保険者本人の代理人として提出することとなり、個人番号関係事務に該当しません。 

 

≪ 参考 個人情報保護委員会「ガイドラインQ&A」より抜粋 ≫

 

 

 (2) 個人番号の提供要求の制限

事業者は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務を処理するために必要がある場合に限り、個人番号の提供を求めることができます。


なお、事業者が行う個人番号関係事務においては、個人番号関係事務が発生した時点で個人番号の提供を求めることが原則ですが、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であるとされています。

 

≪ 個人番号の提供を受ける時期 ≫

1.従業員等に対する給与の支払
従業員等の給与の支払に伴う源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等に伴う給与所得の源泉徴収票、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の作成事務の場合は、雇用契約の締結時点で個人番号の提供を求めることも可能であるされます。

 

2.非上場会社の株主に対する配当金の支払
非上場会社の株主に対する配当金の支払に伴う支払調書の作成事務の場合は、配当の支払確定の都度、個人番号の告知を求めることが原則ですが、当該株主が株主としての地位を得た時点で個人番号の提供を求めることも可能であるとされます。

 

3.地主に対する地代等の支払
地代等の支払に伴う支払調書の作成事務の場合は、賃料の金額により契約の締結時点で支払調書の作成が不要であることが明らかである場合を除き、契約の締結時点で個人番号の提供を求めることが可能であるとされます。

 

≪ 参考 『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』 第4-3-(1) ≫

 

≪ 個人番号の提供要求に関する制限ーQ&A≫

(個人情報保護委員会の公表する『ガイドラインのQ&A』を抜粋して掲載しています。 )

質問
回答
Q4-1 事業者は、「内定者」に個人番号の提供を求めることはできますか いわゆる「内定者」については、その立場や状況が個々に異なることから一律に取り扱うことはできませんが、例えば、「内定者」が確実に雇用されることが予想される場合(正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合等)には、その時点で個人番号の提供を求めることができると解されます。
Q4-2 不動産の使用料等の支払調書の提出範囲は、同一人に対するその年中の支払金額の合計が所得税法の定める一定の金額を超えるものとなっていますが、その一定の金額を超えない場合は個人番号の提供を求めることはできませんか。

不動産の賃貸借契約については、通常、契約内容で一か月当たりの賃料が定められる等、契約を締結する時点において、既にその年中に支払う額が明確となっている場合が多いと思われます。

 

したがって、契約を締結する時点で、契約内容によってその年中の賃料の合計が所得税法の定める一定の金額を超えないことが明らかな場合には、支払調書の提出は不要と考えられますので、契約時点で個人番号の提供を求めることはできません

 

一方、年の途中に契約を締結したことから、その年は支払調書の提出が不要であっても、翌年は支払調書の提出が必要とされる場合には、翌年の支払調書作成・提出事務のために当該個人番号の提供を求めることができると解されます。

Q4-3 親会社が、子会社の従業員に対しストックオプションを交付している場合、親会社は、従業員が子会社に入社した時点で個人番号の提供を求めることはできますか。 子会社の従業員等となった時点で、子会社との雇用関係に基づいて親会社からストックオプションの交付を受けることが予想されるのであれば、個人番号関係事務を処理する必要性があるものと認められますので、親会社においてはその時点で個人番号の提供を受けることができると解されます。
Q4-5 人材派遣会社は、派遣登録を行う時点で、登録者の個人番号の提供を求めることはできますか。

人材派遣会社に登録したのみでは、雇用されるかどうかは未定で個人番号関係事務の発生が予想されず、いまだ給与の源泉徴収事務等の個人番号関係事務を処理する必要性が認められるとはいえないため、原則として登録者の個人番号の提供を求めることはできません。

 

ただし、登録時にしか本人確認をした上で個人番号の提供を求める機会がなく実際に雇用する際の給与支給条件等を決める等、近い将来雇用契約が成立する蓋然性が高いと認められる場合には、雇用契約が成立した場合に準じて、個人番号の提供を求めることができると解されます。

 

≪ 参考 個人情報保護委員会「ガイドラインQ&A」より抜粋 ≫

 

 

 (3) 特定個人情報の提供の制限

マイナンバー法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはならないとされます。事業者が特定個人情報を提供できるのは、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務のために従業員等の特定個人情報を行政機関等及び健康保険組合等に提供する場合等に限られます

 

なお、マイナンバー法における「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に当たり、利用制限に従うことになります。

 

≪ グループ会社における提供制限の留意事項 ≫

1. グループ会社間での特定個人情報の受渡し
同じグループ系列の会社間等でも、特定個人情報の移動は、別の法人である以上、「提供」に当たり、提供制限に従うこととなるため留意が必要です。たとえば、ある従業員等が甲から乙に出向又は転籍により異動し、乙が給与支払者(給与所得の源泉徴収票の提出義務者)になった場合には、甲・乙間で従業員等の個人番号を受け渡すことはできず、乙は改めて本人から個人番号の提供を受けなければならないとされます。

 

2. 共有データベースによる特定個人情報の保管
同じ系列の会社間等で従業員等の個人情報を共有データベースで保管しているような場合、従業員等が現在就業している会社のファイルにのみ、その個人番号を登録し、他の会社が当該個人番号を参照できないようなシステムを採用していれば、共有データベースに個人番号を記録することが可能であるとされています。

 

3. 共有データベース内における特定個人情報の移動
従業員等の出向に伴い、共有データベースに記録された個人番号を出向者本人の意思に基づく操作により出向先に移動させる方法をとる場合は、本人が新たに個人番号を出向先に提供したものとみなすことができるため、提供制限には違反しないものとされます。なお、この場合には、本人の意思に基づかない不適切な個人番号の提供が行われないよう、本人のアクセス及び識別について安全管理措置を講ずる必要があります。

 

≪ 参考 『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』 第4-3-(2) ≫

 

≪ 特定個人情報の提供に関する制限ーQ&A≫

(個人情報保護委員会の公表する『ガイドラインのQ&A』を抜粋して掲載しています。 )

質問
回答
Q5-1-2 税や社会保障の手続に関して個人番号関係事務実施者となる事業者は、平成28年1月(個人番号の利用開始)以前に、従業員等から個人番号を収集することは可能ですか。 個人番号の通知を受けている本人から、平成28年1月から始まる個人番号関係事務のために、あらかじめ個人番号を収集することは可能です。
Q5-2

従業員等本人に給与所得の源泉徴収票を交付する場合において、その従業員等本人や扶養親族の個人番号を表示した状態で交付してよいですか

本人交付用の給与所得の源泉徴収票については、平成27年10月2日に所得税法施行規則第93条が改正され、その本人及び扶養親族の個人番号を記載しないこととされました。

 

したがって、その本人及び扶養親族の個人番号を記載していない源泉徴収票を本人に交付することとなります。

 

なお、個人情報保護法第25条に基づき、本人から自身の個人番号を含む情報として源泉徴収票などの開示の求めがあった場合には、本人の個人番号を記載して開示することが可能です。

Q5-3 住宅の取得に関する借入れ(住宅ローン)等個人番号が記載された給与所得の源泉徴収票を使用することはできますか

本人交付用の給与所得の源泉徴収票については、平成27年10月2日に所得税法施行規則第93条が改正され、その本人及び扶養親族の個人番号が記載されていない源泉徴収票の交付を受けることとなります。

 

なお、個人情報保護法第25条の開示の求めに基づく個人番号が記載された源泉徴収票を住宅の取得に関する借入れ(住宅ローン)等で活用する場合には、個人番号部分を復元できない程度にマスキングする等の工夫が必要となります。

Q5-4 所得税法等により本人に交付することが義務付けられている支払通知書(配当等とみなす金額に関する支払通知書等)にも個人番号を記載することになっていますが、本人に交付することは提供制限に違反しますか。

所得税法等により本人に交付することが義務付けられている支払通知書(配当等とみなす金額に関する支払通知書等)については、平成27年10月2日に所得税法施行規則等が改正され、本人の個人番号を記載しないで交付することとされました。

 

したがって、個人番号を記載していない支払通知書を本人に交付することとなります。

 

なお、個人情報保護法第25条に基づき、本人から自身の個人番号を含む情報として支払通知書などの開示の求めがあった場合には、本人の個人番号を記載して開示することが可能です。

Q5-6

財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄の非課税に関する申込書は法令に基づき、勤務先等を経由して金融機関に提出されることとなっています。

 

この場合、勤務先等及び金融機関がそれぞれ個人番号関係事務実施者となり、勤務先等は本人から提供を受けた特定個人情報を、金融機関に対して提供すると考えてよいですか。

個人番号が記載された申込書が、法令に基づき、勤務先等を経由して金融機関に提出される場合、勤務先等及び金融機関がそれぞれ個人番号関係事務実施者となり、勤務先等は本人から提供を受けた特定個人情報を、金融機関に対して提供することとなります。

 

なお、本人確認の措置は、勤務先等が本人から個人番号の提供を受ける際に実施することとなります。

 

≪ 参考 個人情報保護委員会「ガイドラインQ&A」より抜粋 ≫

 

 

 

 

 

 

マイナンバー対応に役立つ『ワンポイントアドバイス』

マイナンバー法では、マイナンバーの利用範囲は、社会保障、税、災害対策に限定されており、事業者は、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能とされています。

 

また、マイナンバー法では、従業員などから提供を受ける個人番号を含む特定個人情報を、法律で限定的に明記された場合を除き提供してはならないとされているため、事業者が特定個人情報を提供できるのは、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務のために従業員等の特定個人情報を行政機関等及び健康保険組合等に提供する場合等に限られます

 

平成27年10月以降、マイナンバーの通知開始後から、事業者は、パート・アルバイトを含む従業員や地主・有識者など、様々な者から様々な場面で、個人番号の提供を求めることになりますが、個人番号の提供を求めるタイミング、利用目的の通知の内容と方法、 社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務のために特定個人情報を提供する場面など、検討すべき事項が多くあるため、綿密なシミュレーションを重ね、入念な準備をしていただくことが必要になると考えます。

≫≫ 次はマイナンバーの収集・保管の制限について見る

 

 

 

 

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