【マイナンバー対策準備室】税務、社会保険、ITなど各分野の専門家のノウハウを結集し、民間事業者のマイナンバー制度対応を支援します。

マイナンバー制度とは、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関が保有する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるもので、行政を効率化し、 国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現するための社会インフラを構築する土台となる制度です。

平成27年10月よりマイナンバーの通知がはじまり、平成28年1月以降、年金、医療保険、雇用保険、福祉の給付や税の手続などで、行政諸官庁に提出する各申請書等にマイナンバーの記載が求められるようになります。

マイナンバー制度では、個人情報が外部に漏れるのではないか、他人のマイナンバーでなりすましが起こるのではないか、といった懸念の声が多くあります。

このような国民の懸念に対しての、安全・安心を確保するために、マイナンバー制度では、個人番号を含む個人情報を「特定個人情報」と位置付け、各種の個人情報保護のための措置が講じられます。

マイナンバーは、法律で定められた目的以外にむやみに他人に提供することはできません。 また、他人のマイナンバーを不正に入手したり、他人のマイナンバーを取り扱っている人が、マイナンバーや個人の秘密が記録された個人情報ファイルを他人に不当に提供したりすると、処罰の対象になります。

マイナンバー法では、保護の対象となる個人番号の重要性から、個人情報保護法よりも罰則の種類が多く用意されており、また、法定刑も重いものとされています。

マイナンバー制度では、マイナンバーが利用できる事務の範囲を、法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務に限定していることが特徴です。

そして、マイナンバー制度の適正な運営を確保するために、事業者には、特定個人情報を収集・保管・提供できる範囲や、特定個人情報ファイルを作成できる範囲などが制限されるほか、個人番号の提供を受ける際の利用目的の明示と、番号確認（番号が正しいことの確認）、身元確認（番号の正しい持ち主であることを確認）が必要とされています。

マイナンバー法では、マイナンバーの利用範囲は、社会保障、税、災害対策に限定されており、事業者は、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能とされています。

また、マイナンバー法では、従業員などから提供を受ける個人番号を含む特定個人情報を、法律で限定的に明記された場合を除き提供してはならないとされているため、事業者が特定個人情報を提供できるのは、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務のために従業員等の特定個人情報を行政機関等及び健康保険組合等に提供する場合等に限られます。

マイナンバー制度への対応では、パート・アルバイトを含む従業員や地主･有識者などから、個人番号の提供を求めるタイミング、利用目的の通知の内容と方法、 社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務のために特定個人情報を提供する場面など、検討すべき事項が多くあるとされています。

マイナンバー法では、特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)は、法律で限定的に明記された場合を除いて、保管をしてはならないと定められており、法律で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限って、保管を続けることができるものとされています。

また、法律で限定的に明記された事務を行う必要がなくなり、所管法令で定められた保存期間を経過した場合は、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除することも求められます。

マイナンバー制度への対応では、収集したマイナンバーについて、たとえば、紙の書類であれば廃棄が容易になるように年限別に管理することなどや、システムについては、不要となったマイナンバーを削除するための仕組みを構築するなど廃棄又は削除を前提とした保管の仕組みを構築するといった準備が必要になるとされています。

マイナンバー法では、事業者は、個人番号及び特定個人情報が漏えい、滅失又は毀損することなく適切な管理を行うために、各種の安全管理措置を講じなければならないとされています。

具体的には、組織体制の整備などの組織的安全管理措置、事務取扱担当者の監督や教育などの人的安全管理措置、特定個人情報等を取り扱う区域の管理や、機器及び電子媒体等の盗難等の防止などの物理的安全管理措置、アクセス制御、外部からの不正アクセス等の防⽌などの技術的安全管理措置などに取り組むことが求められます。

平成27年10月以降のマイナンバー制度開始に備えて、事業者には、従業員や株主･地主･有識者などから収集する個人番号及び特定個人情報等の漏えいを防止するための特定個人情報等の安全管理措置について入念な準備が必要となります。

マイナンバー法では、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託をする者は、委託先において、委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、必要かつ適切な監督を行わなければならないとされています。

また、業務委託先は、委託者の許諾を得た場合に限り、再委託を行うことができるとされており、再委託を受けた者が更に別の委託先に再委託を行う場合は、最初の委託者の許諾を得る必要があるものとされています。

平成27年10月以降、マイナンバーの通知開始後から、事業者には、特定個人情報等の漏えいを防止するため、委託先における特定個人情報の取扱いも含めた安全管理措置を講じることが求められるようになります。