【マイナンバー対策準備室】税務、社会保険、ITなど各分野の専門家のノウハウを結集し、民間事業者のマイナンバー制度対応を支援します。

マイナンバー法では、マイナンバーが利用できる事務の範囲を、法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務に限定していることが特徴です。

そして、マイナンバー制度の適正な運営を確保するために、事業者には、特定個人情報を収集・保管・提供できる範囲や、特定個人情報ファイルを作成できる範囲などが制限されるほか、個人番号の提供を受ける際の厳格な本人確認、各種の安全管理措置への取り組みなどが求められます。

事業者のマイナンバー対応では、まずは、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について、組織として取り組むための基本方針を策定し、あわせて、実際の取り組みを具体化するための特定個人情報の取扱規程等を策定する必要があるとされています。

次に、策定した基本方針/取扱規程に従い、マイナンバー制度開始に向けての特定個人情報等を取り扱う体制の整備や情報システムの改修など、念入りな準備を行う必要があります。

事業者のマイナンバー対応では、まずは、自社の個人番号を取扱う事務の範囲や、特定個人情報等の範囲、関連するリスクは何か、現状の安全管理措置が十分であるかなど、マイナンバー導入による影響や対応方針についての検討が必要となります。

そして、自社の現況を整理したあとは、特定個人情報等の適正な取扱いの基本方針/取扱規程を策定し、マイナンバー制度開始に向けて、特定個人情報等を取り扱う体制の整備や情報システムの改修などの対応のための計画を作成します。

事業者のマイナンバー対応では、はじめに、個人番号を取り扱う事務の範囲、特定個人情報等の範囲、事務取扱担当者を明確化する必要があるとされています。

個人番号を取り扱う事務の範囲としては、個人番号の取得･廃棄、扶養控除申告書等の収集･保管、入社･退社･身上変更等の手続、法定調書･給与支払報告書等の提出などがあります。

事業者のマイナンバー対応では、はじめに、個人番号を取り扱う事務の範囲、特定個人情報等の範囲、事務取扱担当者を明確化する必要があるとされています。

特定個人情報を記載する書類の種類としては、税務署に提出する法定調書等や、健康保険、雇用保険、年金などに関して提出を要する資格取得・喪失届などの社会保険関連書類などがあります。

事業者のマイナンバー対応では、事業者は、個人番号及び特定個人情報が漏えい、滅失又は毀損することなく適切な管理を行うために、各種の安全管理措置を講じなければならないとされています。

事業者に求められる安全管理措置の具体的な対応は、担当者数や、取り扱う特定個人情報等の種類や数、IT化の程度など、事業者の状況により異なるため、まずは、自社の個人番号を取扱う事務の範囲や、特定個人情報等の範囲、関連するリスクは何か、現状の安全管理措置が十分であるかなどを検討し、識別したリスクを低減するための、組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい防止、アクセス制御など、具体的な安全管理措置の対応方針を決定することが必要になります。

事業者のマイナンバー対応では、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について、組織として取り組むための基本方針を策定し、あわせて、実際の取り組みを具体化するための特定個人情報の取扱規程等を策定する必要があるとされています。

基本方針及び取扱規程は、その後の、従業者の教育研修、業務プロセスの見直し、情報システムの改修・整備、内部統制/監査体制の整備など、マイナンバー制度の導入準備に関わる指針となるため、マイナンバー法の求める順守事項を満たし、かつ、個社の事情に対応した取扱規程等を策定することが重要となります。

本稿は、事業者のマイナンバー対応において検討すべき事項をチェックリストとしてまとめています。本チェックリストは、番号法やガイドラインがもとめる順守事項を網羅し、かつ、実務的･具体的な対応事項に落とし込むよう作成しています。

なお、このチェックリストは、すべての事項に対応することを意図するものではありません。自社の事業内容や組織規模、リスク評価などに応じて、現状の進捗状況の確認、検討事項に漏れがないかの確認などにご利用いただくことを想定しています。