【マイナンバー対策準備室】税務、社会保険、ITなど各分野の専門家のノウハウを結集し、民間事業者のマイナンバー制度対応を支援します。

※ 本稿は、マイナンバーの業務への影響を分析するのに必要な個人番号取扱いの事務フローについて解説しています。個人番号取扱いの事務フローは、個人番号取扱いの事務範囲、担当者を明らかにするのに役立つほか、安全管理方針策定のためのリスク分析にも役立ちます。

※ 本記事は2015年10月の制度開始時点における法令・制度内容に基づき作成しております。
2015年10月以降の改正事項は反映しておりませんので、最新の制度内容については、各省庁が公表する案内資料などをご確認いただきますようお願い申し上げます。

1. 個人番号の取得・廃棄
事業者は、平成27年10月以降、マイナンバーの通知が開始されるとともに、従業員等(パート、アルバイト含む)から、随時、個人番号を取得する必要があります。その際、個人番号の利用目的の明示と本人確認を行う必要があります。

また、事業者は、従業員の退職などにより、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合には、個人番号を速やかに廃棄又は削除する必要があります。 なお、扶養控除申告書等、所管法令において保管期限の定めのあるものは、その期間経過後に廃棄又は削除を行います。

2. 扶養控除申告書の収集・保管
事業者は、その年の最初の給与支払日までに、従業員等から扶養控除申告書を回収する必要があります。
平成28年1月以降の給与支払いに係る扶養控除申告書を回収する際は、 受給者本人と配偶者・扶養親族の個人番号を記載する必要があります。
なお、従業員の中途入社や、年度途中で子供が生まれたり、配偶者の就職や退職等により扶養家族に異動がある場合には、 都度、扶養控除申告書の提出を受ける必要があります。

3. 入社・退社・身上変更の手続（資格取得・喪失届等の提出）
事業者は、従業員の入社や退社、身上変更(住所変更など)がある場合には、すみやかに、雇用保険及び健康保険・厚生年金保険の資格取得・喪失届を提出する必要があります。
平成28年1月以降(健康保険・厚生年金保険関係は平成29年1月以降)、 資格取得・喪失届を提出する際には、従業員本人、配偶者・被扶養者の個人番号の記載が必要となります。
なお、配偶者が第3号被保険者となる場合には、配偶者の本人確認が必要になります。また、退職金の支払がある場合には、あわせて、退職所得の受給に係る申告書の受領と、退職所得の源泉・特別徴収票の提出が必要となり、それぞれ、受給者本人の個人番号の記載が必要になります。

4. 保険料算定の手続（算定基礎届、月額変更届、賞与支払届の提出）
平成29年1月以降、70歳以上の被保険者がいる場合には、健康保険・厚生年金保険の算定基礎届、月額変更届、賞与支払届を提出する際に、70歳以上の被保険者の個人番号を記載する必要があります。

5. 法定調書、給与支払報告書の提出
事業者は、給与支払に関する源泉徴収票や給与支払報告書を、支払のあった翌年1月31日までに提出する必要があります。
平成28年1月以降の給与支払に係る源泉徴収票や給与支払報告書には、受給者本人と配偶者・扶養親族の個人番号の記載が必要になります。

1. 個人番号の取得・廃棄
事業者は、 平成28年1月以降の株主・地主・有識者等への支払いに関して、新規契約ないし契約更新時などに、個人番号を取得する必要があります。その際、個人番号の利用目的の明示と本人確認を行う必要があります。

また、事業者は、契約期間の満了などにより、支払調書の作成事務を処理する必要がなくなった場合には、個人番号を速やかに廃棄又は削除する必要があります。

2. 支払調書の提出(株主等）
事業者は、株主等への支払に関する支払調書(配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書)を、支払確定後1月以内に税務署に提出する必要があります。
平成28年1月以降の支払いに係る支払調書には、受給者本人の個人番号の記載が必要となります。
なお、平成28年1月1日前に締結された取引の、株主等への支払に関する支払調書については、3年間、個人番号の記載及び本人確認を猶予することが認められています。

3. 支払調書の提出(有識者・地主等）
事業者は、有識者・地主等への支払に関する支払調書(報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書、不動産の使用料・譲受対価・斡旋料等の支払調書)を、支払のあった翌年1月31日までに税務署に提出する必要があります。
平成28年1月以降の支払いに係る支払調書には、受給者本人の個人番号の記載が必要となります。