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マイナンバー対応と取扱事務の範囲

事業者のマイナンバー対応では、まずはじめに、個人番号を取り扱う事務の範囲、特定個人情報等の範囲、事務取扱担当者を明確化する必要があるとされています。

 

個人番号を取り扱う事務の範囲としては、個人番号の取得・廃棄、扶養控除申告書等の収集・保管、入社・退社・身上変更等の手続、法定調書・給与支払報告書等の提出などがあります。

 

※ 本稿は、マイナンバーの業務への影響を分析するのに必要な個人番号取扱いの事務フローについて解説しています。個人番号取扱いの事務フローは、個人番号取扱いの事務範囲、担当者を明らかにするのに役立つほか、安全管理方針策定のためのリスク分析にも役立ちます。

 

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【記事目次】マイナンバー対応と取扱事務範囲

 

1.従業員の個人番号取扱事務範囲

 

2.支払先の個人番号取扱事務範囲

 

3.マイナンバー対応のワンポイントアドバイス

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マイナンバー対応の進め方の解説
 (1) 従業員等の個人番号取扱事務

個人番号を取り扱う業務には様々なものがありますが、具体的に個人番号を取り扱う事務範囲を検討するにあたっては、従業員等に係る個人番号の取扱事務の流れと、株主・地主・有識者等に係る個人番号の取扱事務の流れに分けて、整理することが有用です。

 

まず、従業員等に係る個人番号取扱事務には、以下のものが挙げられます。

1. 個人番号の取得・廃棄
事業者は、平成27年10月以降、マイナンバーの通知が開始されるとともに、従業員等(パート、アルバイト含む)から、随時、個人番号を取得する必要があります。その際、個人番号の利用目的の明示と本人確認を行う必要があります。


また、事業者は、従業員の退職などにより、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合には、個人番号を速やかに廃棄又は削除する必要があります。 なお、扶養控除申告書等、所管法令において保管期限の定めのあるものは、その期間経過後に廃棄又は削除を行います。

 

2. 扶養控除申告書の収集・保管
事業者は、その年の最初の給与支払日までに、従業員等から扶養控除申告書を回収する必要があります。
平成28年1月以降の給与支払いに係る扶養控除申告書を回収する際は、 受給者本人と配偶者・扶養親族の個人番号を記載する必要があります。
なお、従業員の中途入社や、年度途中で子供が生まれたり、配偶者の就職や退職等により扶養家族に異動がある場合には、 都度、扶養控除申告書の提出を受ける必要があります。

 

3. 入社・退社・身上変更の手続(資格取得・喪失届等の提出)
事業者は、従業員の入社や退社、身上変更(住所変更など)がある場合には、すみやかに、雇用保険及び健康保険・厚生年金保険の資格取得・喪失届を提出する必要があります。
平成28年1月以降(健康保険・厚生年金保険関係は平成29年1月以降)、 資格取得・喪失届を提出する際には、従業員本人、配偶者・被扶養者の個人番号の記載が必要となります。
なお、配偶者が第3号被保険者となる場合には、配偶者の本人確認が必要になります。また、退職金の支払がある場合には、あわせて、退職所得の受給に係る申告書の受領と、退職所得の源泉・特別徴収票の提出が必要となり、それぞれ、受給者本人の個人番号の記載が必要になります。

 

4. 保険料算定の手続(算定基礎届、月額変更届、賞与支払届の提出)
平成29年1月以降、70歳以上の被保険者がいる場合には、健康保険・厚生年金保険の算定基礎届、月額変更届、賞与支払届を提出する際に、70歳以上の被保険者の個人番号を記載する必要があります。

 

5. 法定調書、給与支払報告書の提出
事業者は、給与支払に関する源泉徴収票や給与支払報告書を、支払のあった翌年1月31日までに提出する必要があります。
平成28年1月以降の給与支払に係る源泉徴収票や給与支払報告書には、受給者本人と配偶者・扶養親族の個人番号の記載が必要になります。

 

 

 

 (2) 支払先(株主・地主・有識者等)の個人番号取扱事務

次に、支払先(株主・地主・有識者等)に係る個人番号の取扱事務には、以下のものが挙げられます。

1. 個人番号の取得・廃棄
事業者は、 平成28年1月以降の株主・地主・有識者等への支払いに関して、新規契約ないし契約更新時などに、個人番号を取得する必要があります。その際、個人番号の利用目的の明示と本人確認を行う必要があります。


また、事業者は、契約期間の満了などにより、支払調書の作成事務を処理する必要がなくなった場合には、個人番号を速やかに廃棄又は削除する必要があります。

 

2. 支払調書の提出(株主等)
事業者は、株主等への支払に関する支払調書(配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書)を、支払確定後1月以内に税務署に提出する必要があります。
平成28年1月以降の支払いに係る支払調書には、受給者本人の個人番号の記載が必要となります。
なお、平成28年1月1日前に締結された取引の、株主等への支払に関する支払調書については、3年間、個人番号の記載及び本人確認を猶予することが認められています。

 

3. 支払調書の提出(有識者・地主等)
事業者は、有識者・地主等への支払に関する支払調書(報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書、不動産の使用料・譲受対価・斡旋料等の支払調書)を、支払のあった翌年1月31日までに税務署に提出する必要があります。
平成28年1月以降の支払いに係る支払調書には、受給者本人の個人番号の記載が必要となります。


 

 

 

 

 

マイナンバー対応に役立つ『ワンポイントアドバイス』

個人番号の記載が必要になる法定調書は、平成29年1月から提出となるものがほとんどですが、退職金を支給する場合など、一部平成28年中に提出が必要となるケースがあります。また、給与所得者の扶養控除等申告書は、平成28年の最初の給与支給前日までに従業員から回収する必要があります。 そのほか、従業員の入社・退社に付随して、平成28年1月以降は、雇用保険の資格取得・喪失届に個人番号を記載する必要があります。

 

また、平成28年1月以降いずれかの時期に、既存の従業員・被扶養者についても、ハローワークや健康保険組合から、個人番号の報告が求められるとされてます。 そのため、遅くとも、平成28年中の相応の時期には個人番号の収集を終えている必要があると考えられます。

 

事業者のマイナンバー制度対応では、特定個人情報等の取扱いに関する基本方針の策定に先立ち、個人番号を取り扱う事務の範囲、特定個人情報等の範囲、事務取扱担当者を明確化する必要があるとされています。

 

事業者の個人番号の取扱事務には、税務署に提出する法定調書等や、健康保険、雇用保険、年金などの資格取得・喪失届などの社会保険関連書類などがありますが、社内の現状棚卸にあたっては、現場の事務の流れや取扱担当者の違いを踏まえ、従業員等の個人番号の取扱業務と、株主・地主・有識者等の個人番号の取扱業務とを区別して考えると、整理しやすいものと思います。

 

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