【マイナンバー対策準備室】税務、社会保険、ITなど各分野の専門家のノウハウを結集し、民間事業者のマイナンバー制度対応を支援します。

※ 本稿は、『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』が示す事業者のマイナンバー対応の取り組み事項を基礎に、『マイナンバー対策準備室』が実務視点から提示する事業者のマイナンバー対応のロードマップについて解説します。

※ 本記事は2015年10月の制度開始時点における法令・制度内容に基づき作成しております。
2015年10月以降の改正事項は反映しておりませんので、最新の制度内容については、各省庁が公表する案内資料などをご確認いただきますようお願い申し上げます。

1. 対応範囲の明確化
事業者は、特定個人情報等の取扱いを検討するに当たって、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等の範囲を明確にした上で、事務取扱担当者を明確にします。

2. 基本方針の策定
事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むための基本方針を策定する必要があります。基本方針には、特定個人情報の保護に関する基本理念や、法令遵守・安全管理・問合せ・苦情相談等に関する方針を定めます。

3. 取扱規程等の策定
事業者は、個人番号を取り扱う事務の流れ等を整理し、特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規程等を策定する必要があります。

取扱規程には、各段階ごと(取得、利用、保存、提供、削除・廃棄の場面)における、特定個人情報の取扱方法や、責任者・事務取扱担当者、その任務の取扱いなどを定めます。

また、取扱規程や関連する社内規程に、組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい防止、アクセス制御など、安全管理措置を織り込むほか、必要に応じて、特定個人情報等を取扱うためのマニュアルや事務フローなどの手順書をあわせて整備します。

1. 業務プロセスの整備
特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、 策定された取扱規程等にもとづき、特定個人情報等を取り扱う各段階において、関連する業務の流れを整理・見直しを行います。

具体的には、個人番号の取得・本人確認業務や、特定個人情報の保管・廃棄に係る業務、特定個人情報の委託先管理、法定調書等の提出業務などを中心に見直しを行います。

2. 業務システムの整備
特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、 策定された取扱規程等にもとづき、特定個人情報等に関連するシステムを整理、必要に応じて改修・見直しを行います。

具体的には、個人番号の収集システム、保管・照会システム、人事給与・支払調書システムなどを中心に調達・改修を検討するほか、セキュリティ対策やログ・アクセス制御、不正アクセス・漏えい対策などを整備します。

3. 従業者の教育研修
特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、従業者に対する必要かつ適切な監督を行うことが必要です。

そのために、個人番号の取得対象となる全従業員への周知や、個人番号取扱事務を担う従業員への情報の安全管理に関する教育や業務トレーニングなどが必要になります。

4. 内部統制/監査体制の整備
特定個人情報等の安全管理措置が適切に運用されるよう、特定個人情報等の取扱状況を把握し、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組むことが必要です。

特定個人情報等の取扱状況について、定期的な自己点検や内部監査部門等による監査を実施できるよう、特定個人情報等を取り扱う組織体制、運用状況の確認手段、情報漏えい等事案の対応体制などの整備が必要になります。

1. 特定個人情報の収集･保管の実施
平成27年10月以降、マイナンバーの通知開始後から、マイナンバー法が定める特定個人情報の収集･保管等の制限に従い、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務に必要な範囲で、個人番号の収集･保管を行います。また、事務の必要性がなくなり、所管法令で定められた保存期間を経過した場合に、個人番号の速やかな廃棄又は削除を行います。

2. 特定個人情報の利用･提供の実施
平成28年1月以降、マイナンバーの利用開始後から、マイナンバー法が定める特定個人情報の利用･提供の制限に従い、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務と、税務署や市区町村などの行政機関等への特定個人情報の提供を行います。

3. 従業者の監督･内部監査の実施
特定個人情報等の安全管理措置を適切に運用し、不正漏えいなどによる流出を防止するため、特定個人情報等の取扱状況を継続的に把握し、従業者に対する監督と、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組みます。