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従業員の入社退社手続

従業員の入社や退社に関する手続では、従業員から、雇用契約書や誓約書、扶養控除申告書や年金手帳等の入社や退社手続に必要な書類の収集や、年金事務所・ハローワークへの健康保険や厚生年金、雇用保険の加入・脱退に必要な資格取得届、喪失届等の提出健康保険証や源泉徴収票、離職票等の従業員への交付など、多くの書類の作成、手続が必要となります。

 

平成28年1月以降、マイナンバー制度の導入後は、年金事務所・ハローワークへの健康保険や厚生年金保険、雇用保険などの加入・脱退に提出する資格取得届、資格喪失届等(健康保険・厚生年金保険は平成29年1月以降より)や、従業員から提出を受ける給与所得者の扶養控除申告書、退職所得の受給に関する申告書などに、個人番号の記載が求められるようになります。

 

※ 本記事は2015年10月の制度開始時点における法令・制度内容に基づき作成しております。
2015年10月以降の改正事項は反映しておりませんので、最新の制度内容については、各省庁が公表する案内資料などをご確認いただきますようお願い申し上げます。

 

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【記事目次】マイナンバー業務と入退社手続

 

1.従業員の入社・退社の手続

 

2.従業員の入社退社手続に必要な書類

 

3.個人番号の記載が必要になる書類

 

4.従業員の入社退社手続の流れ

 

5.マイナンバー対応のワンポイントアドバイス

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マイナンバー業務の基礎解説
 (1) 従業員の入社手続、退社手続

≪ 従業員の入社手続 ≫

1.入社書類の収集確認
社員の入社が決定後、新入社員から、雇用契約書や誓約書、扶養控除申告書や年金手帳等の入社手続に必要な書類を回収し、従業員台帳に入社に関する必要事項を登録します。

2.社会保険の加入手続
新入社員の入社後は、すみやかに健康保険や厚生年金、雇用保険などの加入に必要な資格取得届等の書類を年金事務所やハローワークに提出し、社会保険の加入手続を行います。

 

 

≪ 従業員の退社手続 ≫

1.退社書類の収集確認
従業員からの退職願を受けて、退職社員から、誓約書や健康保険証等の退社手続に必要な書類を回収し、従業員台帳に退社に関する必要事項を登録します。

2.社会保険の脱退手続
社員の退職後は、すみやかに健康保険や厚生年金、雇用保険などの脱退に必要な資格喪失届等の書類を年金事務所やハローワークに提出し、社会保険の脱退手続を行います。また、離職票や、源泉徴収票など、退職社員に交付すべき書類についてもすみやかに退職社員に交付を行います。

3.退職金の支給手続
従業員の退職に際して、退職金の支払いがある場合には、退職社員から、退職所得の受給に関する申告書を回収し、あらかじめ所得税・住民税の徴収をした上で、退職金の支給を行います。

 

 

 (2) 従業員の入社退社手続に必要な書類

入社退社手続で提出が必要となる届出書等の書類は以下のとおりです。

 

種類
提出書類
期日
入社関係 健保/年金

「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」の提出(年金事務所)
「健康保険被扶養者(異動)届」の提出(年金事務所)
「国民年金第3号被保険者関係届」の提出(年金事務所)

入社後5日以内
雇用保険

「雇用保険被保険者資格取得届」の提出(ハローワーク)

入社後翌月10日まで
所得税

「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」の収集(新入社員)
「前職の給与所得の源泉徴収票」の収集(新入社員)

最初の給与支給日まで

最初の年末調整時まで

住民税

「普通徴収から特別徴収への変更依頼書」の提出(市区町村)

特別徴収切替時
退社関係 健保/年金

「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格喪失届」の提出(年金事務所)

退職翌日から5日以内
雇用保険

「雇用保険被保険者資格喪失届」の提出(ハローワーク)
「離職票」の交付(退職社員)、「離職証明書」の提出(ハローワーク)

退職翌日から10日以内

退職社員の希望により

所得税

「給与所得の源泉徴収票」の交付(退職社員)

「退職所得の受給に関する申告書」の収集(退職社員)

「退職所得の源泉徴収票」の交付(退職社員)

退職から1カ月以内

退職手当等の支給日まで

退職から1カ月以内

住民税

「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」の提出(市区町村)

「退職所得の特別徴収票」の交付(退職社員)

退職翌月10日まで

退職から1カ月以内

 

 (3) 個人番号の記載が必要になる書類

入社退社手続で必要な届出書等で、個人番号の記載が追加されるものは以下のとおりです。

 

種類
提出書類
個人番号
新様式
入社関係 新入社員
より収集

給与所得者の扶養控除等申告書

受給者

配偶者

扶養親族

H28.1~
の支払分

健康保険被扶養者届 被保険者

配偶者

扶養親族

H29.1~
の提出

国民年金第3号被保険者関係届

配偶者

被保険者

ハローワーク
に提出

雇用保険資格取得届

被保険者 H28.1~
の提出分

健康保険組合・
年金事務所に提出
健康保険・厚生年金保険資格取得届 被保険者

H29.1~

の提出分

健康保険被扶養者届

被保険者

配偶者

扶養親族

国民年金第3号被保険者関係届

配偶者

被保険者

退社関係 退職社員
より収集
退職所得の受給に関する申告書 受給者 H28.1~
の支払分

市区町村
に提出
特別徴収にかかる給与所得者異動届出書 受給者 H29.1~
に給与の支払を受けなくなった者

ハローワーク
に提出
雇用保険資格喪失届 被保険者 H28.1~
の提出分

健康保険組合・
年金事務所に提出

健康保険・厚生年金保険資格喪失届

被保険者 H29.1~
の提出分

 

 

 (4) 従業員の入社退社手続の流れ

従業員の入社退社手続の流れをフローにあらわすと以下のとおりです。

(※ こちらは、帳票の流れに着目して作成した簡易的なフローチャートです。業務の分析やマニュアル作成の際は、担当、部署、手順、帳票、承認経路などを盛り込んだ詳細なフローチャートが必要になります。)

 

 

 

 

マイナンバー対応に役立つ『ワンポイントアドバイス』

従業員の入社や退社に関する手続では、従業員から、雇用契約書や誓約書、扶養控除申告書や年金手帳等の入社や退社手続に必要な書類の収集や、年金事務所・ハローワークへの健康保険や厚生年金、雇用保険などの加入・脱退に必要な資格取得届、喪失届等の提出従業員への健康保険証や源泉徴収票、離職票等の交付など、多くの書類の作成、手続が必要となります。

 

平成28年1月以降(厚生年金・健康保険は平成29年1月以降提出分から)、年金事務所・ハローワークへの健康保険や厚生年金、雇用保険の加入・脱退に提出する資格取得届、喪失届等や、従業員から提出を受ける給与所得者の扶養控除申告書、退職所得の受給に関する申告書などに、個人番号の記載が求められるようになります。

 

従業員の入社や退社に関する手続は、特にマイナンバー導入による影響が大きい業務であるとされています。

 

現状の業務をよく整理し、たとえば、従業員から提出を受ける給与所得者の扶養控除申告書、退職所得の受給に関する申告書などの収集の手順や、健康保険や厚生年金、雇用保険の加入・脱退に提出する資格取得届・喪失届等の作成、提出の手順など、マイナンバーの記載が追加される帳票の対応や、個人番号の漏えいを防止するための業務手順の見直し、個人番号の取扱状況の確認できる手段の整備などを行う必要があります。

 

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