マイナンバー ひな形･様式集
| マイナンバー対応に役立つ便利ツール |
種類 |
項目 |
内容 |
ダウンロード |
| 従業員等に配付 する案内資料 |
従業員入社時に |
従業員向けに、入社時の提出書類と個人番号の届出、本人確認手続に関する案内資料です
従業員の入社にあわせて個人番号の提供を受ける際に利用することを想定しています。
平成28年1月以降の従業員の入社手続において配布いただくのが便利です。 |
(H27年10月30日掲載)
(H27年12月24日掲載)
(H27年12月24日掲載)
(H28年1月4日更新)
(H27年10月18日掲載)
(H27年10月31日掲載) |
年末調整時に |
従業員向けに、年末調整書類の提出に関する案内資料と従業員向けの年末調整書類提出のチェックリストです。
平成28年の年末調整の手続で従業員案内用に配布いただくのが便利です。 |
(H28年10月10日掲載)
(H28年10月10日掲載) |
|
従業員向けに、年末調整書類の提出に関する案内資料と従業員向けの年末調整書類提出のチェックリストです。
平成27年の年末調整の手続で従業員案内用に配布いただくのが便利です。 |
(H27年11月25日掲載)
(H27年11月25日掲載) |
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制度開始時に |
従業員向けに、個人番号の通知や個人番号カードの交付手続についての案内資料です。
番号通知が郵送される平成27年の10月から11月ごろに配布いただくのが便利です。 |
(H27年10月30日掲載)
(H27年10月21日掲載)
(H27年10月21日掲載) |
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| 制度理解のため の解説資料 |
制度改正動向 の解説資料 |
事業者の業務への影響が考えられる制度の改正動向についての解説資料です。
平成27年10月の制度開始後に改正された事項について、事業者が対応する際の留意点や今後の動向の予測も含めて解説しています。
平成27年10月以降の改正事項を時系列で紹介していますので、制度の最新情報のキャッチアップにご利用ください。 |
(H28年11月11日更新)
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個人番号の取得手続 の解説資料 |
個人番号取得の手続に関する取扱いの手引書です。
事業者が提供を受ける個人番号の対象者や取得の時期、本人確認手続に関する基本ルールと、実務に関連する重要なQ&Aをまとめています。
自社の個人番号の取得手続に関するルールを検討する際にご一読ください。 |
(H28年11月11日更新)
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| 特定個人情報の 保管手続の解説資料 |
特定個人情報の保管に関する取扱いについての手引書です。
事業者が保管する特定個人情報を種類ごとに分類し、それぞれの種類ごとの保存期間や管理に関する基本ルールと、実務に関連する重要なQ&Aをまとめています。
自社の特定個人情報の管理ルールを検討する際にご一読ください。 |
(H28年11月11日更新)
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入社退社手続 |
平成28年1月以降の従業員の入社退社手続における個人番号の取扱いについての手引き書です。
平成28年1月以降の従業員の入社退社手続に関係する書類の個人番号の取扱い、雇用保険･健保･年金手続の個人番号の取扱い、従業員入社時の扶養控除等申告書の個人番号の記載などに加え、実務に関連する重要なQ&Aもまとめています。
平成28年1月以降の従業員の入社退社手続の参考にご一読ください。 |
(H28年11月11日更新)
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年末調整手続 の解説資料 |
平成28年12月の年末調整手続における個人番号の取扱いについての手引き書です。
平成28年12月の年末調整関係書類の個人番号の取扱い、平成29年扶養控除等申告書の個人番号の記載省略の方法などに加え、実務に関連する重要なQ&Aもまとめています。
平成28年12月の年末調整手続の準備をはじめる際にご一読ください。 |
(H28年11月11日更新)
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平成27年12月の年末調整におけるマイナンバーの取扱いについての解説資料です。
平成28年扶養控除等申告書の個人番号の記載時期や記載省略の方法、本人確認の考え方などについて解説しています。
平成27年12月の年末調整の準備をはじめる際にご一読ください。 |
(H27年11月24日掲載) |
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法定調書提出 |
平成29年1月提出の法定調書における個人番号の取扱いについての手引き書です。
平成29年1月提出の法定調書の個人番号の取扱い、本人に交付する法定調書の取扱いなどに加え、実務に関連する重要なQ&Aもまとめています。
平成29年1月の法定調書提出の準備をはじめる際にご一読ください。 |
(H28年11月11日更新)
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中小事業者 の解説資料 |
中小事業者のマイナンバー対応についてまとめた解説資料です。中小事業者の特例に準拠した内容です。 |
(H27年10月10日掲載) |
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| 事前準備 ワークシート |
事前調査ワークシート |
マイナンバー対応の事前調査に使用するワークシートです。
個人番号の取扱事務範囲や取扱担当者を整理するワークシートと、特定個人情報となる帳票を整理するワークシート、個人番号を取扱う業務の流れを整理し、リスク分析や安全管理を検討するワークシートを用意しています。
マイナンバー対応の準備事項の整理のほか、内部監査における安全管理の整備状況の事前確認にも便利です。 |
(H28年1月16日更新) |
| 事前調査ワークシート (特定個人情報) |
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| 事前調査ワークシート (業務･リスク分析) |
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| チェックリスト | 特定個人情報の取扱いチェックリスト | 特定個人情報の具体的な取扱い、特定個人情報の取扱いに関する安全管理の妥当性、特定個人情報の取扱いに関する社内規程の整備状況について確認すべき事項を洗い出ししたチェックリストです。 |
(H27年10月10日掲載)
(H27年10月10日掲載)
(H27年10月10日掲載) |
| 安全管理措置に関するチェックリスト | |||
| 社内規程の整備に関するチェックリスト | |||
| 中小事業者の対応事項チェックリスト | 中小事業者の経営関係者や事務担当者などが、特定個人情報の取扱いに関する安全管理や具体的な取扱事項について確認すべき事項を洗い出ししたチェックリストです。 |
(H27年10月10日掲載) |
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| リンク集 | マイナンバーリンク集 | マイナンバーに関連する行政省庁の公開情報に効率的にアクセスするために、重要情報や関連サイトへのアドレスを横断的にまとめたリンク集です。 |
(H28年1月5日更新) |
| マイナンバー対応に必要な帳票･様式 |
種類 |
項目 |
内容 |
ダウンロード |
| 特定個人情報の 取扱いの帳票・様式 |
特定個人情報 管理台帳 |
特定個人情報ファイルの取扱状況を管理するための帳票のひな形です。
社内で取り扱う特定個人情報ファイルを整理し、特定個人情報ファイルの種類、名称、 責任者、取扱部署、利用目的、 削除・廃棄状況、アクセス権を有する者など記録します。 |
(H28年9月26日更新) [Sample] |
特定個人情報 取扱記録簿 |
特定個人情報の利用状況を記録するための帳票のひな形です。
特定個人情報の取扱事務における、特定個人情報の利用や出力、書類・ 媒体等の持ち出し、授受確認、廃棄などの利用状況を記録します。 |
(H27年11月5日更新) |
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| 個人番号管理簿 | 従業員や支払先から収集した個人番号をエクセルで管理する場合の帳票のひな形です。
ひな形は、個人番号の記録だけでなく収集･保管･削除の各場面を管理できるよう配慮した記入項目を加えています。
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(H27年12月22日更新)
(H27年12月22日更新) |
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利用目的通知書 |
個人番号の収集に利用する各種様式のひな形です。
ひな形は、利用目的通知と本人確認のチェックを併せて可能な形式で作成しています。
また、同一の書式で対面･郵送による提出･メージデータの送信等、複数の提出方法に対応できるよう配慮して作成しています。 |
(H28年1月4日更新)
(H28年1月4日更新)
(H28年1月4日更新)
(H28年1月4日更新) [Sample] |
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| 個人番号提供依頼書 | |||
| 委任状(国民年金3号) |
(H27年10月18日掲載) |
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漏えい事案報告書 |
情報漏えい等の事案が発生した場合の対応状況の記録簿や、事故の顛末等を記録する報告書のひな形です。
ひな形は、漏えい事案の概況や重大事案、主務大臣等報告の要否の判定に必要な報告事項を管理できるよう配慮して作成しています。 |
(H27年11月7日掲載)
(H27年11月7日掲載)
(H27年11月7日更新) |
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| 漏えい事案対応記録簿 | |||
| 安全管理の 帳票･様式 |
入退室記録簿 | 入退制限が必要な管理区域などへの入退室を記録する帳票と、施錠管理が必要な設備の施錠に利用する鍵･IDカードなどの貸出･返却の状況を記録する帳票です。
ひな形は、入退室管理システムを利用しない「サーバールーム」などでの利用や、「キャビネット･書庫」「サーバールーム」の施錠管理に利用することを想定しています。 |
(H27年11月6日更新) |
| 鍵貸与記録簿 |
(H27年11月7日更新) |
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| アカウント管理台帳 | 特定個人情報等を取り扱う情報システムの担当者識別情報(ID・パスワードなど)の発行や廃棄状況について管理する帳票です。
ひな形は、事務担当者がアクセス可能な情報システムの範囲と識別認証方法の設定状況を、権限グループを使って管理することを想定しています。 |
(H27年12月4日更新) |
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(H27年11月6日掲載) |
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| アクセス権限表 |
(H27年12月4日更新) |
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| 情報機器管理台帳 | 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを運用する情報機器の設置状況と不正アクセス対策や情報漏えい対策について管理する帳票です。
ひな形は、特定個人情報ファイルを取扱う情報システムを運用するためのPC･サーバー等の情報機器の設置状況の管理と、不正アクセス対策や情報漏えい対策などセキュリティ対策の管理に利用することを想定しています。 |
(H27年12月22日更新) |
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| セキュリティ管理表 |
(H27年12月22日更新) |
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| 組織体制図 | 特定個人情報の取扱担当者、安全管理責任者など、組織体制や担当する役割･権限について管理するための帳票です。
ひな形は、特定個人情報を取扱う責任者の権限や責任、事務担当者の役割などを、対象となる各人及び社内外に明示するために作成することを想定しています。 |
(H27年11月5日更新) |
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研修･教育の 帳票･様式 |
教育計画書 | 従業者などに対して行う特定個人情報の適正な取扱いの教育研修について、年間計画や実施状況を管理するための帳票です。
ひな形は、研修内容、研修対象者、研修スケジュール等、従業者に対する研修計画を記録する教育計画書と、研修の実施状況についての報告を受ける教育実施報告書を用意しています。
なお、研修教材として、実務の専門家が、制度の概要や業務への影響をわかりやすく解説する教育研修DVDをご用意しておりますので、あわせてご覧ください。 |
(H27年10月26日掲載) |
教育研修実施記録 |
(H27年11月6日更新) |
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| 教育研修教材 |
(H28年9月より販売中)
(H27年9月より販売中)
(H28年2月より販売中) |
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誓約書 |
特定個人情報等の秘密保持に関する事項を盛り込んだ誓約書の文例です。
ひな形は、入社時や退職時に取り交わす従業者用の誓約書と、特定個人情報の取扱いに関わる業務に従事する際に取り交わす事務担当者用の誓約書を用意しています。 |
(H27年10月31日掲載)
(H27年10月25日掲載)
(H27年10月22日掲載) [Sample] |
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| 雇用契約書 | |||
内部監査の 帳票･様式 |
監査計画書 | 特定個人情報の取扱いに関する継続的な評価･見直し･改善に取り組むための内部監査に利用する帳票です。
ひな形は、継続的な監査や自己点検を実施するための、監査の手順や監査項目についてまとめた監査計画書、監査チェックリストのひな形と、監査の結果や是正・ 改善状況を適切に把握するための、監査報告書や是正・ 改善事項報告書のひな形を用意する予定です。 |
(H27年10月10日掲載)
(H27年10月10日掲載)
(H27年10月10日掲載) |
リスク分析表 |
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自己点検・監査 チェックリスト |
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| 監査報告書 |
(H27年11月7日掲載)
(H27年11月7日掲載) |
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| 是正･改善事項報告書 | |||
委託先管理の 帳票･様式 |
委託先選定基準 | 委託先において、委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かを確認するための帳票です。
ひな形は、委託先の設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環境などに関して、自社の委託先の選定基準に従い、評価･選定プロセスを管理することを想定して作成しています。 |
(H27年11月27日更新) |
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(H27年11月27日掲載) |
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委託契約書 |
委託先と、特定個人情報の取扱いに関して、委託契約を見直す場合の契約書の文例です。
ひな形は、既存の委託契約に条項を追加する覚書を締結する場合を想定しています。
ひな形は、秘密保持義務、事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の禁止、再委託における条件、漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任、委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定を盛り込み作成しています。 |
(H27年10月25日掲載) |
| マイナンバー対応に関連する社内規程 |
種類 |
項目 |
内容 |
ダウンロード |
| 基本規程の作成 | 特定個人情報基本方針 | 特定個人情報の取扱に関する基本方針のひな形です。
基本方針には、法令順守や安全管理に関する指針などを定めます。 |
(H27年10月30日更新) [Sample] |
| 特定個人情報取扱規程 | 特定個人情報等の具体的な取扱いについて定める取扱規程のひな形です。
取扱規程には、法令等の順守事項に対する企業の対応方針と特定個人情報の取扱いに関する基本事項について記載します。 |
(H27年10月10日掲載) [Sample] |
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| 関連する社内規程の見直し | 就業規則 | 特定個人情報の取扱いに関連して、就業規則の追記･見直しを検討する際の追記文例です。
具体的には、個人番号の利用目的の追加、採用時の提出書類や服務規律、秘密保持、懲戒事由への追記などが考えられます。 |
(H27年10月25日掲載) |
| その他の規程 | 特定個人情報取扱規程に関連する他の社内規程について、関連個所の追記･見直しを検討する際の考え方をまとめています。
たとえば、組織管理規程、業務分掌規程、職務権限規程、文書管理規程、個人情報取扱規程、情報セキュリティ規程、内部監査規程などが見直しの対象となります。 |
(H27年11月7日掲載) |
| マイナンバー対応に役立つリンク集 |
種類 |
項目 |
内容 |
リンク |
行政広報資料 (内閣府) |
マイナンバー広報サイト (内閣府) |
内閣府のマイナンバー広報用の総合サイトです。 |  総合広報サイト(内閣府) |
マイナンバー制度の概要 (内閣府) |
マイナンバー制度の概要についての基本解説資料です。 | 制度解説(内閣府) |
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マイナンバー制度の事業者対応 (内閣府) |
マイナンバー制度の事業者の対応についての基本解説資料です。 |
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マイナンバー制度の簡易解説(内閣府) |
マイナンバー制度をシンプルに紹介したパンフレットです。 従業員、取引先への制度の概要の説明資料に適しています。 |
広報パンフレット(内閣府) |
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行政広報資料 (個人情報保護委員会) |
マイナンバー特設サイト (個人情報保護委員会) |
個人情報保護委員会(特定個人情報の取扱いの監視・監督を行う)のマイナンバー広報用の特設サイトです。 | 広報特設サイト(委員会) |
特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン (個人情報保護委員会) |
事業者が特定個人情報の適正な取扱いを確保するための具体的な指針を定めたガイドラインを公開しています。 | ||
行政広報資料 (国税庁) |
国税分野の特設サイト (国税庁) |
国税庁のマイナンバー広報用の特設サイトです。 | 広報特設サイト(国税庁) |
| 国税分野の事業者対応の概要(国税庁) | 法定調書提出義務者・源泉徴収義務者となる事業者のための制度概要の解説です。 | ||
| 新様式等についての事前情報提供(国税庁) | 国税分野の、平成28年1月以後に使用することとなる新様式等について、事前情報を提供するものです。 | ||
行政広報資料 (総務省) |
地方税分野の特設サイト (総務省) |
総務省の地方税分野におけるマイナンバー広報用の特設サイトです。 | 広報特設サイト(総務省) |
行政広報資料 (厚労省) |
社会保障分野の特設サイト (厚労省) |
厚労省のマイナンバー広報用の特設サイトです。 | 広報特設サイト(厚労省) |
| 社会保障分野の事業者対応の概要(厚労省) | 社会保障分野における事業者のための制度概要の解説です。 | ||
| 雇用保険についての詳細説明(厚労省) | 雇用保険についての事業者のための制度概要の解説です。 | ||
| 労災保険についての詳細説明(厚労省) | 労災保険についての事業者のための制度概要の解説です。 | ||
| 労働保険適用徴収についての詳細説明(厚労省) | 労働保険適用徴収についての事業者のための制度概要の解説です。 | ||
| 法制度内容 | 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律 (内閣府) |
番号法(平成25年5月31日公布) 番号法施行当初の番号法の本法です。 |
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改正法(平成27年9月9日公布) 番号法施行から3年後をめどに予定するマイナンバー利用範囲の拡大等を規定します。 |
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特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン (個人情報保護委員会) |
個人番号を取り扱う事業者が 特定個人情報の適正な取扱いを確保するための 具体的な指針を定めるものです。 | ||
| 本人確認方法 | 本人確認の措置(内閣府) |
個人番号の取扱いに係る本人確認の措置についての解説です。 | 本人確認の措置(内閣府) |
国税分野における本人確認方法(国税庁) |
国税関係手続においてマイナンバーを取り扱う事業者が、 顧客や従業員の方から個人番号の提供を受ける際の本人確認の実施方法を、具体例を含めて説明するものです。 |
本人確認資料(国税庁) |
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| 地方税分野における本人確認方法(総務省) | 地方税関係マイナンバーを取り扱う事業者が、 従業員の方から個人番号の提供を受ける際の本人確認の実施方法を説明するものです。 今後、各地方団体において告示される内容を例示しています。 |
本人確認資料(総務省) |
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| 雇用保険分野における本人確認方法(厚労省) | 雇用保険手続においてマイナンバーを取り扱う事業者が、 従業員の方から個人番号の提供を受ける際の本人確認の実施方法を説明するものです。 なお、公共職業安定所長が適当と認める書類には、国税庁の告示が参照されます。 |
本人確認資料(厚労省) |
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| 漏えい事案等の対応方法 | 特定個人情報の漏えい事案等が発生した場合の対応 (個人情報保護委員会) |
事業者における特定個人情報の漏えい事案等が発生した場合の対応について解説したものです。 | |
| 事業者における特定個人情報の漏えい事案等の報告について様式を定めたものです。 | |||
| 制度開始後の新帳票・様式 | 国税の新様式(国税庁) |
国税分野において、平成28年1月以後に使用することとなる様式の一部を、事前に情報提供するものです。 | |
雇用保険の新様式(厚労省) |
雇用保険分野において、平成28年1月以後に使用することとなる様式の一部を、事前に情報提供するものです。 | 新様式案(雇用保険) |
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健保年金の新様式(厚労省) |
健保年金分野において、平成29年1月以後に使用することとなる様式の一部を、事前に情報提供するものです。 | 新様式案(健保年金) |
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| 個人番号 | 個人番号カード総合サイト (地方公共団体情報システム機構) |
通知カード、個人番号カードについての情報を公表するサイトです。 個人番号カードの交付申請の登録もできます。 |
個人番号カード総合サイト |
マイナンバーについて (地方公共団体情報システム機構) |
マイナンバーについてのお知らせと個人番号カード交付申請の案内です。 従業員への個人番号カードの取得手続等についての説明資料にも適しています。 |
マイナンバーお知らせ |
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| 法人番号 | 法人番号公表サイト (国税庁) |
法人番号の指定を受けた者の「基本３情報」を公表するサイトです。「基本３情報」データのダウンロードもできます。 ※ 「基本３情報」 1.商号又は名称 2.本店又は主たる事務所の所在地 3.法人番号 |
法人番号公表サイト |
法人番号について(国税庁) |
法人番号の制度概要についての解説です |
| ○ 『マイナンバー対応支援ツール』 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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