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マイナンバー対応と提出書類の種類

事業者のマイナンバー対応では、まずはじめに、個人番号を取り扱う事務の範囲、特定個人情報等の範囲、事務取扱担当者を明確化する必要があるとされています。

 

特定個人情報を記載する書類の種類としては、税務署に提出する法定調書等や、健康保険、雇用保険、年金などに関して提出を要する資格取得・喪失届などの社会保険関連書類などがあります。

 

※ 本稿は、マイナンバーの業務への影響を分析するのに必要な個人番号が関連する提出書類について解説しています。個人番号が関連する提出書類の洗い出しは、特定個人情報等の範囲を明らかにするのに役立つほか、安全管理方針策定のためのリスク分析、特定個人情報の収集・保管・廃棄のルールづくりなどに役立ちます。

 

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【記事目次】マイナンバー対応と提出書類の種類

 

1.個人番号の記載が必要な書類の種類

 

2.個人番号の記載が必要な書類の新様式

 

3.個人番号の記載が必要な書類の記載開始時期

 

4.マイナンバー対応のワンポイントアドバイス

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マイナンバー対応の進め方の解説
 (1) 個人番号の記載が必要な書類の種類

税務署や年金事務所等に提出が必要な法定調書等のうち、個人番号の記載が必要になる書類には、以下のものが挙げられます。

 

1. 法定調書(国税関係)
平成28年1月1日以降の給与等の支払等に係る、下記書類を税務署に提出するときに、個人番号の記載が必要になります。

・給与所得の源泉徴収票 【提出:翌年1月31日まで】
・退職所得の源泉徴収票 【提出:退職後1月以内、但しまとめて翌年1月31日までも可】
・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書 【提出:翌年1月31日まで】
・不動産の使用料・譲受対価・斡旋料等の支払調書 【提出:翌年1月31日まで】
・配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書 【提出:支払確定後1月以内(但し3年猶予)】

 

2. 給与支払報告書等(地方税関係)
平成28年1月1日以降の給与等の支払等に係る、下記書類を市区町村に提出するときに、個人番号の記載が必要になります。

・給与所得の給与支払報告書 【提出:翌年1月31日まで】
・退職所得の特別徴収票 【提出:退職後1月以内】

 

3. 扶養控除申告書等(源泉所得税関係)
平成28年1月1日以降の給与等の支払等に係る、下記書類の提出を受けるときに、個人番号の記載が必要になります。

・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 【提出:年初の給与支給前日まで】
・従たる給与の扶養控除等(異動)申告書 【提出:年初の給与支給前日まで】
・退職所得の受給に関する申告書 【提出:退職手当等の支給日まで】
・公的年金等の受給者の扶養親族等申告書 【提出:年初の公的年金支給前日まで】


※ 扶養控除申告書等は、本来、事業者が、税務署長及び市区町村長へ提出する必要のある書類ですが、事業者が、所定の期間、保管することを条件に、税務署等への提出を免除されるものです。税務調査などの場面で、提出を求められた場合には、ただちに税務署等に提出する必要があります。

 

4. 雇用保険(社会保険関係)
平成28年1月1日以降、下記書類をハローワークに提出するときに、個人番号の記載が必要になります。

・雇用保険被保険者資格取得届 【提出:入社後翌月10日まで】
・雇用保険被保険者資格喪失届 【提出:退職翌日から5日以内】
・高年齢雇用継続給付支給申請書【提出:支給対象月の初日から4か月以内】
・育児休業給付金支給申請書【提出:対象期間初日から4ヶ月経過後の末日まで】
・介護休業給付金支給申請書 【提出:休業終了翌日から2か月経過後の末日まで】

 

5. 健康保険・厚生年金(社会保険関係)
平成29年1月1日以降、下記書類を年金機構・健康保険組合に提出するときに、個人番号の記載が必要になります。

・健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届 【提出:入社後5日以内】
・健康保険被扶養者(異動)届 【提出:入社後5日以内】
・国民年金第3号被保険者関係届 【提出:入社後5日以内】
・健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届 【提出:退職翌日から5日以内】

 


 

 

 (2) 個人番号の記載が必要な書類の新様式
種類
提出書類
個人番号
新様式
法定調書
(給与所得等)

給与所得の源泉徴収票

受給者

配偶者

扶養親族

H28.1~
の支払分

退職所得の源泉徴収票

受給者

報酬・料金等の支払調書 受給者

不動産使用料の支払調書

受給者

斡旋者

不動産譲受対価の支払調書

受給者

斡旋者

不動産斡旋料の支払調書 受給者

法定調書
(その他)
公的年金等の源泉徴収票

受給者

配偶者

扶養親族

H28.1~
支払分

新株予約権の行使に関する調書 受給者

株式の無償割当に関する調書 受給者

退職手当金等支払調書

受給者

退職者

配当・剰余金分配等の支払調書

受給者 H28.1~
支払分
(3年猶予)

みなし配当の支払調書

受給者

株式等の譲渡対価等の支払調書

受給者

交付金銭等の支払調書 受給者

給与支払
報告書等

給与支払報告書

受給者

配偶者

扶養親族

H28.1~
の支払分

退職所得の特別徴収票

受給者

給与所得者異動届出書 受給者 H29.1~
に給与の支払を受けなくなった者

扶養控除
申告書等

給与所得者の扶養控除等申告書

受給者

配偶者

扶養親族

H28.1~
の支払分

退職所得の受給に関する申告書 受給者

雇用保険

雇用保険被保険者資格取得届

被保険者 H28.1~
の提出分

雇用保険被保険者資格喪失届 被保険者

高年齢雇用継続給付支給申請書 被保険者

育児休業給付金支給申請書 被保険者

介護休業給付金支給申請書 被保険者

健康保険

厚生年金保険

健康保険・厚生年金保険資格取得届 被保険者 H29.1~
の提出分

健康保険被扶養者届

被保険者

配偶者

扶養親族

国民年金第3号被保険者関係届

配偶者

被保険者

健康保険・厚生年金保険資格喪失届

被保険者

算定基礎届

被保険者

(70歳以上)

月額変更届

被保険者

(70歳以上)

賞与支払届

被保険者

(70歳以上)

≪ 参考 厚労省:H27.3『年金・雇用保険:新様式』≫

≪ 参考 国税庁:H27.5『事前情報提供分:法定調書関係』≫

 

 

 (3) 主な税務・社会保険書類の提出時期

 

≪ 参考 内閣府広報:H27.5『マイナンバー民間事業者の対応』≫

 

 

 

マイナンバー対応に役立つ『ワンポイントアドバイス』

事業者のマイナンバー制度対応では、特定個人情報等の取扱いに関する基本方針の策定に先立ち、個人番号を取り扱う事務の範囲、特定個人情報等の範囲、事務取扱担当者を明確化する必要があるとされています。

 

特定個人情報等の範囲を特定するためには、税務署に提出する法定調書等や、健康保険、雇用保険、年金などに関して提出を要する資格取得・喪失届などの社会保険関連書類など個人番号の記載が必要になる書類のうち、自社で取扱うことになる書類の棚卸が必要となります。

 

なお、個人番号の記載が必要な法定調書は、平成29年1月から提出が必要になるものがほとんどですが、退職金を支給する場合など、一部平成28年中に提出が必要となるケースがあります。また、給与所得者の扶養控除等申告書は、平成28年の最初の給与支給前日までに従業員から提出を受ける必要があります。 そのほか、従業員の入社・退社に付随して、平成28年1月以降は、雇用保険の資格取得・喪失届に個人番号を記載する必要があります。

 

なお、給与所得者の扶養控除申告書や、給与所得の源泉徴収票、健康保険被扶養者届などの書類は、受給者本人に加えて、配偶者や扶養親族についても個人番号の記載が必要になる点は注意が必要となります。

 

 

≫≫ 次はマイナンバーの安全管理方針の策定について見る

 

 

 

 

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